É muito importante para uma empresa, independentemente do seu porte ou segmento, gerenciar seus custos com precisão. Afinal, é isso que assegura que a margem de lucro do seu negócio, do seu produto ou serviço mantenha-se interessante e viável. Em uma empresa do ramo de transportes, a coisa não é diferente.
É por isso que cada vez mais empresas têm buscado soluções para melhorar a gestão do seu negócio e ter mais controle sobre a sua frota. E esta gestão pode ser feita por um TMS (Transportation Management System), também conhecido como sistema de gestão de transporte e logística.
Mas, afinal, o que é o TMS, além de uma solução eficiente para o seu negócio, qual a relação entre esse tipo de sistema e a gestão de frotas e como esse tipo de sistema pode ser benéfico para a sua empresa? Continue com a leitura e confira tudo isso aqui e agora!
O que é e como funciona um sistema TMS?
O sistema TMS é um software que permite às empresas de transporte ter um controle absoluto sobre:
- entregas;
- roteiros;
- desempenho dos motoristas;
- desempenho dos veículos;
- situação em que os veículos da frota se encontram;
- informações sobre os fretes;
- rastreamento das mercadorias;
- emissão de documentos eletrônicos relacionados à carga e outros documentos fiscais.
A maioria desses softwares é desenvolvida em módulos, cada qual controlando e auxiliando em uma tarefa específica, como por exemplo:
- emissão de nota fiscal eletrônica (NFe);
- emissão de recibo de pagamento de autônomo (RPA);
- emissão de manifesto eletrônico de carga (MDFe);
- controle dos fretes, tanto aqueles realizados pela própria frota como por terceiros.
Como podemos observar, um sistema TMS é bem abrangente. Ele compreende desde o departamento comercial da sua empresa, passando pelo financeiro e operacional, até a expedição.
Como funciona um sistema TMS?
Esse tipo de sistema é integrado a outro sistema, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning) ou software de planejamento dos recursos da empresa, um sistema que integra todos os dados do negócio num único lugar, tornando a gestão de frotas e a gestão em geral do seu negócio de transportes muito mais eficiente.
Um exemplo dessa integração entre TMS e ERP é a emissão de NFe, que, depois de emitida no TMS, é automaticamente enviada para o controle financeiro e fiscal da empresa ou embarcador.
O que faz um software para Gestão de Frotas?
Esse tipo de sistema é especializado no processo de gestão da frota, passando por todos as suas fases:
• Aquisição dos Veículos;
• Controle de Documentação dos Veículos e Condutores;
• Controle de Abastecimento;
• Controle de Pneus;
• Controle de Manutenção;
• Controle de Infrações;
• Controle de Despesas (Pedágios, Estacionamentos, lavação, etc)
• Controle de Viagens (Receitas, despesas, clientes, etc)
• Controle de Sinistros e
• Controle de Custos (Por veículo, por motorista, por viagem, etc)
Por ser um sistema especializado ele tende a ser integrado com todos os fornecedores do processo de gestão de frotas, evitando a necessidade de digitação. É um sistema com foco gerencial.
E qual a relação entre um TMS e um software para Gestão de Frotas?
Se você é uma transportadora de cargas ou indústria com frota própria, é essencial ter um TMS. E todo TMS tem funções básicas do processo de Gestão de Frotas, que atende a quem está começando a implantar estes processos.
Porém, se a sua empresa tem um TMS e necessita melhorar o processo de gestão de frotas, você deve avaliar a implantação de um software especializado em Gestão de Frotas, preferencialmente que possa integrar com o seu TMS para evitar a duplicação de digitações.
Por outro lado, se você tem uma frota, mas, não precisa das funções de um TMS listadas acima, pois não utiliza a frota para transporte de cargas, a melhor solução é um sistema de gestão de frotas.
Estes controles que você e a sua empresa passam a ter com a gestão de frotas, resultam em diversos benefícios para o seu negócio, como a redução de custos e o aumento na margem de lucro e na produtividade.
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