Como monitorar o uso do veículo da empresa fora do expediente com tecnologia
Utilizar o veículo da empresa para fins pessoais fora do horário de trabalho, ainda é uma prática comum realizada por alguns condutores.
Embora possa existir consentimento e até flexibilização por parte dos gestores de frota, monitorar o uso de cada veículo da empresa fora do expediente é o ideal. Dessa forma, você evita prejuízos e tem informações precisas sobre cada veículo da sua frota.
Mas, o monitoramento da utilização dos veículos da sua empresa para fins pessoais deve ir muito além do controle de portaria.
E é sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. Acompanhe!
Por que os condutores não podem utilizar os veículos da empresa para fins pessoais?
A principal razão pela qual os seus condutores não devem utilizar o veículo da empresa para fins pessoais e/ou recreativos fora do horário de expediente é que isso pode ser razão para uma demissão por justa causa.
Conforme Artigo 482, do Decreto Lei nº 5.452, a prática pode configurar como mau procedimento e ocasionar o desligamento do colaborador.
Sem o monitoramento logístico que acontece durante o expediente, condutores tendem a ter atitudes que aumentam os custos operacionais.
Além disso, a sua empresa pode ter que arcar com o pagamento de multas e ter o seu nome envolvido em casos de acidentes mais graves.
Como adotar regras para a utilização dos veículos da empresa?
É dever do gestor de frotas estabelecer regras para a utilização dos veículos da empresa assim como definir como será o monitoramento.
Quando não há uma regra clara sobre o horário permitido para uso dos veículos e os motoristas não são orientados, fica mais complicado argumentar e controlar a operação.
Então, como adotar regras para a utilização dos veículos da empresa?
Isso vai depender de como a sua empresa funciona. Em geral, você não deve permitir o uso pessoal não controlado de carros da empresa e outros veículos.
No entanto, permitir um uso mínimo manterá os funcionários mais felizes, principalmente se eles tiverem que estacionar o veículo em casa.
Assim, pode ser que não seja aconselhável permitir o uso pessoal sob nenhuma hipótese, como no caso de veículos de transporte de cargas ou padronizados.
Mas, vamos imaginar que um dos seus funcionários precisa se deslocar para uma capacitação.
Neste tipo de situação, pode ser mais razoável ter uma regra para o uso pessoal dos veículos da sua frota.
Aqui estão algumas coisas que você pode considerar antes de estabelecer uma política de uso dos veículos da frota:
- Atribua veículos apenas a pessoas que precisam deles permanentemente, como entregadores. Outros colaboradores podem precisar de veículos ocasionalmente, então, é mais prudente deixar alguns disponíveis para casos específicos;
- Somente os colaboradores podem conduzir os veículos corporativos e eles devem ser responsabilizados caso um parente ou conhecido utilize;
- Não é aconselhável permitir que ninguém que não seja funcionário viaje nos bancos de passageiro;
- Se o funcionário estiver dirigindo o carro para fins pessoais, ele pode não estar coberto pelo seguro. Por isso, o ideal é verificar com a sua equipe jurídica e deixar tudo claro para o condutor;
- É fundamental monitorar o uso pessoal de veículos para aplicar quaisquer políticas e garantir que os funcionários paguem, por exemplo, pelo combustível que usarem.
Por incrível que pareça, muitas frotas, grandes ou pequenas, não possuem uma política de uso pessoal de veículos próprios.
E a falta de políticas e procedimentos podem trazer sérios prejuízos para a sua organização, como veremos a seguir.
Quais os prejuízos causados pelo uso do veículo da empresa fora do horário de expediente?
A utilização dos veículos da empresa sem monitoramento e nem uma política para uso pessoal podem trazer uma série de prejuízos para a sua organização.
A seguir, relacionamos os principais:
1. Alto consumo de combustível
O custo com combustível é um dos mais altos da gestão de frotas. E quando os veículos são utilizados fora do expediente, esses valores podem ser ainda maiores.
Mesmo com uma política de uso dos veículos para fins pessoais, o consumo de combustível ainda pode ser um problema, visto que não há como saber se o motorista está adotando práticas de direção econômica, por exemplo.
É por essa razão que monitorar os veículos da sua frota é fundamental, especialmente em casos de uso pessoal.
2. Risco de acidentes e roubos
Quando um funcionário utiliza o veículo da empresa fora do expediente, não há como saber se ele vai dirigir em áreas perigosas.
Portanto, ele pode estar mais sujeito a roubos e você terá que lidar com a situação e, provavelmente, arcar com os custos, caso o seguro não cubra.
De forma semelhante, algumas apólices cobrem sinistros ocorridos apenas em horário de expediente e pode ficar complicado garantir a cobertura para o caso de uso pessoal.
3. Danos para a reputação da empresa
Como já mencionamos, veículos corporativos costumam ser plotados. Essa é uma forma de reforçar o branding da sua marca e padronizar a operação.
Entretanto, as consequências do mau uso de um veículo adesivado para a sua marca podem ser enormes.
É o caso de um motorista utilizar o veículo fora do horário de expediente alcoolizado, por exemplo: o veículo da sua empresa pode ser fotografado e você terá que lidar com uma gestão de crise.
Agora considere um acidente mais grave envolvendo o excesso de velocidade. O nome da sua empresa pode ficar manchado por muito tempo, visto que as pessoas lembrarão da sua marca.
4. Aumento do custo com manutenção
Se você não monitora a utilização dos veículos fora do horário do expediente, então, não terá como mensurar o impacto dessa prática para os seus custos com manutenção.
Ou seja, será que os pneus não poderiam durar mais? Ou será que aquele problema na suspensão não ocorreu devido ao mau uso do veículo em vias que não faziam parte do seu planejamento de rotas?
Não há como saber.
Portanto, a sua empresa não pode contar apenas com a boa índole dos condutores.
É necessário manter o controle através de uma política de uso e sistema de monitoramento mais avançado, como a telemetria, por exemplo.
A Sofit garante o monitoramento dos seus veículos corporativos
Como podemos observar, o monitoramento do veículo da empresa é fundamental para garantir que eles não sejam utilizados fora do expediente.
Neste sentido, apenas o controle de portaria, com registro de data/hora e hodômetro de entrada e saída não é o suficiente.
Através do sistema Sofit, a sua empresa vai poder checar se os veículos estão sendo utilizados para fins pessoais por meio da oferta de dados como:
- Análise de rota;
- Visualização do veículo em tempo real;
- Controle de jornada dos motoristas;
- Gerenciamento de áreas de atuação;
- Endereço e data de cada localização.
Para contar com o sistema da Sofit com telemetria integrada e monitorar cada veículo da empresa, solicite um teste grátis agora mesmo!
