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Como controlar a frota de veículos da minha empresa?

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Quem gerencia um negócio próprio precisa ter pleno controle sobre todas as áreas de sua empresa. Entre elas, a frota de veículos exige alguns cuidados e conhecimentos por parte do gestor para operar com total produtividade, eficiência e segurança. Preparamos neste posts algumas dicas simples, mas essenciais para você aplicar no controle da frota de veículos da sua empresa.

Administre os custos da sua frota de veículos

A grande razão pela qual investir em uma frota de veículos corporativa é aumentar o alcance e a qualidade dos serviços prestados, gerando maior receita para a empresa. Portanto, se os custos associados à frota não forem bem administrados, fica muito mais difícil atingir esses resultados. Para uma boa administração dos custos é preciso identificar quais são essas despesas e se programar para seus pagamentos. Manutenção, combustível, seguro, pedágio, multas, taxas e impostos devem ser lembrados para que a gestão financeira da frota seja eficaz. Essa medida é fundamental para garantir que a sua frota de veículos traga bons retornos aos seus negócios.

Siga corretamente o planejamento de manutenção

Atentar-se à manutenção dos veículos também é atribuição do gestor de frotas. A manutenção preventiva, além de ser muito mais barata, proporciona maior segurança para você e seus colaboradores. Por isso, é fundamental seguir o planejamento de manutenção de cada veículo. Apesar de a manutenção preventiva ser a ideal quando falamos em controle da frota, é quase inevitável que as intervenções corretivas também sejam necessárias em algum momento. É preciso estar preparado para que essa necessidade, mais difícil de prever, não prejudique nem a saúde financeira e nem a produtividade da sua empresa.

Otimize as rotas e monitore os prazos

A pontualidade deve ser um dos principais objetivos perseguidos por todo gestor de frotas. Uma das medidas essenciais para o cumprimento das demandas no prazo é a otimização das rotas utilizadas. Você pode verificar quais viagens podem ser feitas utilizando um mesmo veículo e se planejar para atender aos clientes de uma mesma região no mesmo dia. Esses cuidados não apenas ajudarão a aumentar a produtividade e a satisfação de seus clientes como também poderão representar uma significativa redução de custos para o caixa da sua empresa. A otimização de rotas permite que você utilize seus veículos de maneira mais eficiente, garantindo sua disponibilidade para casos especiais. Assim, você fica resguardado caso precise atender algum cliente que não estava planejado.

Invista na capacitação dos seus funcionários

Outra necessidade relacionada ao controle da frota é a capacitação dos funcionários que trabalharão diretamente com os veículos. É fundamental orientá-los quanto ao comprometimento que devem ter em relação às suas atividades enquanto colaboradores da empresa. As atitudes dos motoristas no dia a dia são tão importantes quanto o planejamento traçado pelo gestor para que os objetivos sejam atingidos.

Por isso, forneça capacitação adequada com relação à segurança no trânsito — fazendo uso, principalmente, dos conceitos de direção defensiva —, hábitos de manutenção, prevenção a furtos e roubos, etc. As dicas que demos são simples, porém essenciais para um bom controle da frota de veículos. Se você aplicá-las em seu planejamento, certamente tirará um proveito ainda maior da sua frota corporativa. Caso tenha restado alguma dúvida ou se você conhece alguma outra dica importante, deixe aqui o seu comentário!

Como dimensionar sua frota leve?

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O setor de transportes no Brasil cresce a cada ano. Em 2014, a estimativa era de que havia no país 1 carro para cada 4,4 habitantes. O cenário nas empresas é semelhante, e é necessário ter cuidado com a frota, sua renovação e gestão.

Uma empresa que precisa ter uma frota altamente eficiente deve ter como uma das prioridades o dimensionamento adequado. Isso garante eficiência, redução dos custos e a obtenção de resultados consistentes.

Para isso, veja a seguir como dimensionar a sua frota leve e ter melhores resultados:

Escolha o melhor modelo de automóvel para a sua frota leve

Quando pensamos em dimensionamento da frota, é importante planejar qual modelo de veículo será adequado ao tipo de operação da empresa. Destacamos abaixo alguns itens que você deve considerar nesta escolha:

• A padronização da frota é um item muito importante, pois quanto menor a quantidade de modelos diferentes tiver a sua frota mais fácil será a sua gestão. Leve em consideração fatores como hierarquia, ou seja, diferencie os modelos dos vendedores e dos gestores de vendas por exemplo. Não esqueça que, como frotista, você conseguirá obter bons descontos.

• Dê preferência aos veículos mais econômicos, avalie através do PBE do INMETRO, praticamente todos os novos veículos já têm esta classificação. Ela é semelhante à classificação de consumo de energia que encontramos nos nossos eletrodomésticos.

• Avalie o custo de manutenção de cada modelo, a maioria das montadoras publica o custo das manutenções preventivas.

• Pesquise o valor do seguro antes de comprar.

• Considere nos custos de aquisição os custos com despachante, IPVA, Taxa de licenciamento e DPVAT.

Após avaliar todos estes itens, considere também uma proposta de locação e compare com todos os custos acima, pode sair mais em conta.

Defina a forma de alocação dos veículos

Após definir os modelos de veículos é hora de pensar na forma de alocação dos veículos. No gerenciamento de uma frota leve, a alocação dos veículos pode ser feita diretamente a um funcionário ou você pode trabalhar com pool de veículos através de reservas. Também é possível trabalhar com uma alocação mista, parte alocada diretamente a funcionários e parte através de um pool de veículos.

O que você deve levar em consideração na hora desta decisão:

• A utilização será durante 100% do dia? Todos os dias da semana?

• Há necessidade de passar na empresa antes de sair?

Os dois modelos têm vantagens e desvantagens, por isso não deixe de considerar um misto entre os dois modelos. Pense tanto na agilidade dos trabalhos dos funcionários como no custo destes veículos para a empresa.

Pense nas demandas e no planejamento estratégico do negócio

É importante estar atento ao planejamento estratégico da sua empresa e levar em consideração no dimensionamento da frota fatores como:

• Abertura/fechamento de filiais e empresas no Grupo;

• Terceirização/Internalização de operações e

• Ampliação/Redução do Quadro de funcionários.

Como dimensionar a sua frota leve

Agora que você já escolheu os modelos, a forma de alocação e já analisou dentro do planejamento estratégico da sua empresa o que pode afetar o dimensionamento da frota, é hora de calcular o tamanho necessário da sua frota.

Para alocação direta é mais simples: considere o número de funcionários e adicione um percentual de veículos reservas. Estes veículos serão usados quando os veículos “titulares” estiverem em manutenção. Se tiver filiais onde a quantidade de veículos seja reduzida, considere a locação de veículos em vez de ter veículos reservas parados. Se você não consegue definir o percentual de veículos reserva, comece então alugando os veículos e, com base nestas locações, defina o percentual após um período de análise.

Trabalhando com pool de veículos o ideal é você definir uma quantidade inicial, e atender o excedente com locação avulsa de veículos, sempre ajustando a quantidade de veículos para reduzir a quantidade de locações avulsas. Não defina a quantidade pelo pico, o pico será atendido com locações avulsas, evite veículos parados.

O dimensionamento de frota é só o primeiro passo, já que é importante garantir uma boa gestão. Para não se complicar sobre o assunto, veja o nosso guia sobre como fazer uma gestão de frotas eficiente!

Gerenciamento de Frota: como deixar de ser operacional e passar a ser estratégico para a sua empresa?

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Devido à elevada concorrência do mercado e demanda por serviços rápidos e eficientes, a cada dia mais as empresas carecem de um gerenciamento de frota mais estratégico que monitore os veículos, atividades e toda a sua performance.

A gestão de frotas tem deixado de ser operacional, se tornando mais estratégica e informatizada, o que permite alcançar melhores resultados e possibilita um maior controle dos processos. Confira a seguir o que você gestor de frotas e a sua empresa podem fazer para que o gerenciamento de frota seja bem orientado, com objetivos determinados e focado nos resultados em curto, médio e longo prazo.

 Formação Acadêmica

O primeiro ponto é para um gerenciamento de frotas estratégico é o Gestor de Frotas. Atualmente não temos no Brasil uma formação acadêmica especializada para gestores de frotas, o que existe são módulos de gestão de frota nas graduações e pós-graduações de logística.

Desta forma a maioria dos gestores de frotas no Brasil atualmente são os melhores motoristas ou os melhores mecânicos que se destacam na sua empresa e em alguns poucos casos um comprador ou financeiro da empresa.

Conhecimentos e Habilidades do Gestor de Frota

Para um bom gerenciamento de frota os seguintes conhecimentos e habilidades são necessárias ao Gestor da Frota:

  • Conhecimento de Legislação de Transito
  • Conhecimento de Técnicas de Direção e Segurança no Transito
  • Noções de Mecânica
  • Gestão de Pessoas
  • Noções de Logistica
  • Técnicas de Negociação
  • Gestão de Custos e Financeira

Como é possível perceber, de uma forma geral, além de não existir graduações e pós-graduações especializadas no gerenciamento da frota, também não há função interna nas empresas que prepare de forma completa um gestor de frota.

Este cenário, aliado a falta de investimento das nossas empresas em treinamento para estes profissionais, o que acontece é que o “Gestor de Frotas” passa a ser um profissional que entende muito bem a parte técnica mas não faz a sua função de gestor corretamente, pois peca na parte de análise e tomada de decisões. 

O que é ser Gestor de Frota?

A concepção da palavra gestor é “aquele que gerencia bens ou negócios de outros”. Veja que a principal palavra desta definição é “gerencia”. Logo, um bom gestor não pode exercer simultaneamente o papel de motorista e mecânico, ele deve sim, ter conhecimento da melhor forma de executar estas funções para um bom gerenciamento.

Gerenciar é organizar, planejar e executar atividades que facilitem o processo de trabalho da sua área. A gerência deve ser feita sobre coisas, pessoas ou ambos. O gerente organiza seu ambiente de trabalho, toma decisões, direciona o trabalho de funcionários ou membros de uma equipe. Quando o Gestor de Frota não se atenta a este conceito, ele acaba se tornando um gestor operacional.

 Como fazer um Gerenciamento de Frota Estratégico?

Toda e qualquer empresa necessita lucrar para manter sua operação. Para atingir melhores resultados, é necessário controlar e reduzir os custos de forma totalmente gerencial. É fundamental ter uma visão global de todos os veículos e serviços prestados, sempre acompanhando em que áreas é possível melhorar.

Tenha em mente que controlar os custos da frota é uma forma de obter melhores resultados e potencializar os lucros da empresa. Para aprofundar melhor no assunto, aprenda como fazer gestão de custos da transportadora.

Uma boa forma de evoluir para um Gestor de Frotas estratégico é ter sobre controle o custo total da sua frota por km rodado e por mês, incluindo todos os custos abaixo, com estas informações e um bom processo de análise você pode tomar decisões muito mais estratégicas para a sua empresa no gerenciamento de frota:

  • Depreciação/leasing/financiamento
  • Combustível
  • Manutenções Preventivas e Corretivas
  • Pedágio
  • Multas
  • Impostos (IPVA, DPVAT, Taxa de Licenciamento)
  • Telemetria/Rastreamento

O monitoramento da frota também torna possível o levantamento de dados para a formulação de indicadores e realização de análises. Com isso, obtém-se um gerenciamento com maior visão do negócio, possibilitando a tomada de decisões mais estratégicas e menos operacionais.

Utilizar um software de gestão

Utilizar um software de gestão de frotas é provavelmente a melhor forma de alterar o gerenciamento, tornando-o mais estratégico e menos operacional. Esses sistemas permitem a administração de qualquer tipo ou tamanho de frota, proporcionando ótimos resultados em todos os casos.

Softwares fornecem o controle dos custos, a média de consumo dos veículos, os gastos e intervalos de manutenção, consumo de combustível e o monitoramento de pneus e documentos. Esses programas garantem uma visão de todo o processo e dos gastos, permitindo a detecção de gargalos e mantendo o total controle nas mãos dos gerentes. E tudo isto através de indicadores prontos, o que facilita e muito a gestão de frotas.

Caso opte por utilizar um sistema para gerenciamento, veja o que é preciso para se preparar para implantar um software de gestão de frota.

Você sabe o que é o PBE Veicular?

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A escolha por um modelo de automóvel que seja eficiente, econômico e cujo preço compense para o nosso orçamento é uma tarefa que já foi difícil. Digo que já foi, pois, desde 2008, existe a Etiqueta Nacional de Conservação de Energia (ENCE), que é responsável por apresentar uma série de informações sobre a autonomia e a eficiência do veículo para que possamos compará-lo a outros modelos.

Se você ainda não sabe ler aquela etiqueta de eficiência energética, continue lendo esse post e saiba mais sobre o PBE Veicular e como ele pode reduzir os custos da sua frota.

O que é o PBE Veicular?

O Programa Brasileiro de Etiquetagem Veicular, ou PBE Veicular, é um programa cujo objetivo é deixar visível, em uma etiqueta padrão, o nível de eficiência energética dos veículos. Esse programa foi criado em 2008, visando a prestação de informações úteis que possam ajudar os consumidores na hora de comprar veículos. Outro objetivo do programa é estimular a fabricação e a importação de automóveis cada vez mais eficientes e econômicos.

Graças ao PBE Veicular, o Brasil entrou na lista dos países que desenvolvem programas de eficiência energética e que usam de forma racional os combustíveis em veículos. As fabricantes de automóveis podem participar do programa de forma voluntária e renovar a cada ano essa participação.

Como funciona a etiqueta do PBE Veicular?

A principal ferramenta de informação que os consumidores têm é a Etiqueta Nacional de Conservação de Energia. Lâmpadas, televisores, fogões, refrigeradores e outros aparelhos já contam com essa estratégia. A classificação dos automóveis funciona em uma escala que vai de A até E, ou seja, do mais eficiente ao menos eficiente.

As informações que fazem parte dessa etiqueta são:

  • Dados do veículo;
  • Classificação da eficiência energética por categoria;
  • Dados de autonomia do veículo, com os tipos compatíveis de combustíveis e o quanto roda na cidade e na estrada;
  • Ano da classificação;
  • Classificação definida;
  • Informações sobre a emissão do gás carbônico por quilômetro rodado.

Se você ainda não sabe ler a etiqueta de eficiência energética dos automóveis, clique aqui e saiba tudo sobre a PBE Veicular.

Como o PBE Veicular reduziria os custos de uma frota?

Imagine um carro da categoria subcompacto, um dos segmentos mais vendidos do país, que faz uma média de 20km com um litro de gasolina e recebeu a etiqueta A de eficiência. Outro veículo da mesma categoria, mais barato, faz 10km por litro. Se você comprasse os dois veículos e rodasse 1000 km por mês com cada um, gastando R$3,00 com o litro da gasolina, teria o seguinte resultado:

  1. Veículo que faz 20km/litro = R$150 para rodar 1000km, consumindo 50 litros;
  2. Veículo que faz 10km/litro = R$300 para rodar 1000km, consumindo 100 litros.

Isso significa que em um único ano, escolher o primeiro veículo seria o equivalente a economizar R$1800,00. Expor essa informação, através da etiqueta do PBE Veicular, força a indústria a atender a expectativa por veículos mais eficientes e econômicos, o que é bom tanto para o seu bolso quanto para o país e o meio ambiente.

Já que falamos de economia, que tal aprender quais são os processos fundamentais para reduzir o consumo de combustível? Clique aqui e saiba mais.

25 de Julho Dia de São Cristóvão: Saiba tudo sobre essa data!

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Dia 25 de julho é celebrado o Dia do Motorista, que mobiliza diversas entidades para educar os motoristas e estimular uma direção mais defensiva e segura. Tudo isso porque, na mesma data, é celebrado o dia de São Cristóvão, o padroeiro dos condutores.

Reza a lenda que…

São Cristóvão virou um santo por uma história bastante peculiar. Para começar, o nome Cristóvão remete àquele que “leva Cristo” ou que “carrega Cristo”, e tem uma grande relação com sua história.

Segundo a lenda, São Cristóvão era filho de um rei pagão que, depois do seu nascimento, dedicou a criança ao deus Apolo e o nomeou como Reprobus. Ele foi crescendo e se tornou grande e forte, decidindo então que serviria apenas a alguém muito forte, corajoso e poderoso, assim como ele. Algumas versões da lenda dizem que ele virou um verdadeiro gigante.

Após muito procurar, ele conheceu um rei que considerava muito poderoso. Depois disso, conheceu Satanás, a quem começou a servir. Mas, no fundo, no fundo, Reprobus não achava nenhum dos dois realmente corajoso.

Tempos depois…

Ele teria se convertido à fé cristã anos mais tarde, mas ainda assim não estava profundamente convencido. Nesse tempo, por exemplo, contam que ele não via a necessidade de orar ou jejuar, mas de ajudar as pessoas a atravessarem um rio muito perigoso na região.

Até que, um dia, percebeu que a criança que carregava nos braços ia ficando cada vez mais pesada, tornando o transporte cada vez mais difícil. Ao chegar do outro lado, a criança se revelou como o próprio Cristo e, por isso, ele passou a ser conhecido como Cristóvão, aquele que carrega Cristo.

A morte

Depois do milagre envolvendo Jesus, São Cristóvão recebeu a ordem de enviar o bastão no chão do deserto. No lugar, nasceu uma palmeira, um milagre que levou muitas pessoas à conversão. Anos mais tarde, o santo foi decapitado pelo rei pagão que governava a região e se irritava com a pregação que Cristóvão fazia do cristianismo.

O padroeiro dos motoristas

Bem, você deve estar se perguntando o que fez com que ele virasse o padroeiro dos motoristas, certo? A verdade é que o dia 25 de julho foi estabelecido como uma homenagem a quem trafega por esse país, pegando péssimas estradas para transportar cargas e pessoas. Nos dias de hoje, ser um motorista é ainda mais difícil, pois as estradas estão mais violentas, o número de acidentes aumentou e muitos motoristas são imprudentes.

Cada um deles conta com a proteção e auxílio de São Cristóvão, para que consigam carregá-los no meio das estradas perigosas como fazia no rio perigoso que tinha onde morava. Com essa proteção, eles conseguem superar os desafios com mais facilidade.

Dia do Motorista e Dia do Caminhoneiro

Vale lembrar que a data de São Cristóvão e do Dia do Motorista, celebrado em 25 de julho, é muito confundida com o dia 30 de junho, quando é comemorado o Dia do Caminhoneiro. Esse dia de julho é marcado por muitas homenagens e reverências a São Cristóvão, inclusive com a presença de muitos caminhoneiros, taxistas e outros motoristas que querem receber uma bênção especial para as jornadas que fazem diariamente.

Sabendo tudo sobre o Dia de São Cristóvão, não deixe de comemorar a data no próximo 25 de julho. Para evitar dor de cabeça e problemas maiores, aproveite e saiba tudo sobre a manutenção corretiva, assim como a manutenção da sua frota, pois os cuidados preventivos são sempre bem-vindos, não é mesmo? Até a próxima!

A importância de um bom controle de disponibilidade da frota

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A disponibilidade da frota é um ponto crucial para os resultados positivos da gestão de uma empresa. Veículos ociosos — seja em decorrência de manutenção ou de um controle ineficiente — causam um impacto direto e negativo tanto na gestão da frota quanto em outras áreas da empresa.

No post de hoje vamos abordar melhor a importância de um bom controle de disponibilidade da frota e como ele pode ser realizado. Confira agora mesmo!

Planejamento

Um controle eficiente envolve o planejamento de manutenções, considerado o tempo que cada veículo precisará ficar fora de circulação. Quando essa ociosidade é planejada, é possível fazer uma programação para evitar que vários veículos sejam enviados para a manutenção ao mesmo tempo, evitando que a operação e as entregas sejam prejudicadas.

Logo, ainda que um veículo esteja parado, é possível remanejar e reorganizar as rotas para que os atendimentos continuem sendo realizados — o que é mais difícil de ser feito quando os veículos são enviados para manutenção sem planejamento.

Manutenções preventivas

Já falamos sobre como a manutenção preventiva ajuda a aumentar a eficiência da frota, uma vez que ela contribui para diminuir as surpresas causadas por falhas que não foram previstas e reparadas em tempo hábil.

Além de seguir a lógica do planejamento — estabelecendo cronogramas para os reparos — as manutenções também ajudam a aumentar a disponibilidade da frota, eliminando falhas que poderiam virar um grande defeito futuramente e, assim, aumentando ainda mais o tempo de ociosidade que o veículo necessitaria para os reparos.

Documentação

Muita gente acredita que apenas as manutenções e um controle ineficiente impactam na disponibilidade da frota. Contudo, é preciso lembrar também que é necessário fazer uma gestão eficiente dos documentos.

Existem muitos casos em que os veículos atrasam ou chegam a ficar parados devido à falta de certos documentos — seja do veículo ou da carga que será transportada — ou a problemas em sua liberação.

Como um software de gestão de frotas pode auxiliar no controle de disponibilidade da frota?

O software de gestão de frotas proporciona maior controle sobre os planos de manutenção — que incluem as manutenções realizadas e o estoque de peças de reposição — e também sobre a documentação dos veículos. Isso contribui para que haja um planejamento mais assertivo, além de maior controle sobre as atividades realizadas e sobre a disponibilidade dos caminhões.

O controle da disponibilidade da frota ajuda a garantir que as falhas que ocasionam a ociosidade sejam minimizadas — ou até eliminadas — e deixem de influenciar negativamente os resultados da gestão da frota. Vale lembrar que a indisponibilidade também pode refletir diretamente nas receitas da empresa, visto que as atividades podem ser reduzidas consideravelmente se não há veículos disponíveis para realizar a operação. Assim, fazer uma boa gestão de disponibilidade da frota é uma boa maneira de cortar gastos na sua empresa.

O que você achou desse conteúdo? Já sabia da importância desse controle? Deixe suas opiniões nos comentários e aproveite para curtir a nossa página no Facebook e ficar por dentro das novidades da Sofit4!

  “O sistema é muito bom, estão de parabéns, mesmo iniciando já aprendi muita coisa, e sei que tenho ainda muito a aprender”. – Nosso cliente, Natville.