Já falamos aqui no blog a respeito de como a tecnologia contribui para que a gestão e seus resultados sejam aprimorados. No entanto, é preciso ter em mente que algumas medidas devem ser tomadas antes da implementação do sistema, para que ele possa ser utilizado com seu total potencial.

A seguir, vamos falar mais sobre a preparação para implementar um software de gestão de frotas. Continue a leitura e saiba mais!

Identifique os objetivos

Primeiramente, é preciso ter bem claros os objetivos com a utilização de um software de gestão de frota e como ele será utilizado pela equipe. Isso é importante para definir quais recursos serão necessários e quais podem ser dispensados. Além disso, muitas empresas oferecem opções de restrição por tipo de usuário e planos diferentes de acordo com a quantidade de usuários do software; assim, saber para que o software de gestão de frotas será usado é fundamental para identificar quais funcionalidades devem estar presentes.

Mapeie e formalize os processos

Quando não existem procedimentos formais a respeito de como uma atividade é realizada, existe uma grande chance de que cada colaborador faça de acordo com o método que acha melhor. Por exemplo: na gestão da manutenção, determinado colaborador pode achar melhor abrir a ordem de serviço antes, enquanto outro deixa para abrir ao final da manutenção, quando todos os serviços necessários já foram identificados.

No entanto, para que o software de gestão de frotas possa ser utilizado adequadamente, o ideal é mapear e formalizar os processos, para que a atividade e o lançamento dos dados no sistema sejam feitos de maneira uniforme, independentemente de qual usuário está executando a tarefa.

Faça um inventário dos aplicativos

Liste todos os aplicativos e planilhas que já são utilizados na gestão da frota e que serão eliminados com a implementação do software de gestão de frotas. O ideal, também, é planejar a migração dos dados para o software, concentrando, dessa forma, toda a informação em um único local.

Treine os usuários para utilizar seu software de gestão de frotas

É importante treinar os colaboradores a respeito das funcionalidades do sistema e de como elas podem ser acessadas e utilizadas. Porém, também é preciso conscientizá-los a respeito dos benefícios que o sistema trará para a gestão de fota — como redução de custos, aumento da produtividade — e da importância de executar o procedimento conforme o documento formal.

As melhorias nos processos e resultados na gestão de frotas devem ser planejadas, independentemente da implementação de um software. Contudo, a partir do momento que se decide adotar um software de gestão de frotas, os procedimentos citados devem ser tomados, a fim de garantir o sucesso da implementação e os resultados planejados.

Além deles, ainda existem outros cuidados que podem ser incluídos dependendo da opção do gestor, como pesquisar a capacidade dos servidores e a saúde da empresa fornecedora, por exemplo..

Percebe que o processo de implementar um software de gestão de frota não se inicia com a implementação do software em si, mas sim com uma série de preparações que antecedem a aplicação prática do sistema? Restou alguma dúvida a respeito do assunto? Compartilhe suas opiniões conosco nos comentários!