A gestão de frotas já passou por tempos difíceis.
Não é exagero dizer que poucos anos atrás o controle de veículos era bem precário. Pilhas de papéis representavam cada veículo e era extremamente difícil ter uma visão ampla da gestão.
Mas como qualquer outro setor, a gestão de frotas passou por uma evolução.
Processos que levavam horas para serem executados perderam lugar para a tecnologia e inovação, que tornou mais prática e eficiente a rotina do gestor de frotas.
Agora, além de contarmos com software para gestão de frota, os relatórios de veículos nos dão a oportunidade de possuir uma visão 360º dos veículos.
E sabe como tudo isso é possível?
Graças a coleta de dados e geração de informações!
Neste texto iremos discutir a importância dos relatórios de veículos e como os dados ajudam a criá-los. E, também, como tornam a gestão de frota mais eficiente e ágil. Vamos lá?
Coleta de dados e geração informação: o que vem primeiro?
Antes de falarmos sobre os relatórios de veículos, precisamos voltar um pouco e discutir sobre como eles são gerados.
Pouco comentado na gestão de frotas, mas amplamente discutido nos setores de tecnologia, os dados são uma poderosa ferramenta estratégica. São eles que fornecem informações relevantes sobre negócios, economia e mercado.
Entretanto, ter uma geração de dados não significa que você possui uma informação sobre determinada situação.
Isso porque os dados são uma sequências de números, letras ou texto que não nos dizem nada. São puramente sistemáticos.
Já a informação são os dados logo após um processamento computacional. Sendo assim, as informações que possuímos de KM rodado e consumo de combustível são informações que, anteriormente, foram dados.
E com essas informações o gestor é capaz de entender se o veículo está com um bom desempenho e se tudo está ocorrendo como o previsto. Isso é conhecimento!
Mas o que tudo isso significa?
Significa que os dados estão mais presentes do que parece e cabe ao gestor de frota saber como transformá-los em informações e utilizar em benefício do negócio.
Business Intelligence: use os dados a favor da sua frota
O Business Intelligence (BI) é uma tecnologia, geralmente em software, que ajuda empresas na coleta e processamento de dados. Dados esses que são coletados em diversas fontes, internas ou externas, em qualquer setor dentro do negócio.
No geral, o benefício que a ferramenta traz é a geração de relatórios com base nos dados coletados. Assim, os líderes conseguem entender melhor questões econômicas externas e tomar decisões mais precisas.
Fonte: Know Solution
O BI pode ser aplicado em um contexto macro, onde pode considerar questões de negócios e investimentos. No entanto, também pode ser mais específico e direcionado, como dentro da gestão de frotas.
E na tarefa de transformar dados em informações e adquirir conhecimento sobre a frota, o BI revolucionou o setor.
Um reflexo da atuação do BI no mercado é que, segundo pesquisa desenvolvida pela Forbes, cerca de 60% das empresas entrevistadas irão buscar acelerar os investimentos em Business Intelligence.
Indo a encontro a essa tendência de mercado, os gestores de frotas antenados buscam nos dados as informações necessárias para alavancar o desempenho da frota de veículos.
Relatórios de veículos e a importância para a gestão de frota
Os relatórios para gestão de frotas são fundamentais para que o gestor tenha um retrato preciso do que se passa com os veículos e com os funcionários.
Integrados a um bom sistema de comunicação com a frota, eles devem permitir, no mínimo, o controle dos custos gerados pelos veículos, os percursos que eles executam durante o dia e a jornada de trabalho dos motoristas, que deverão estar de acordo com as leis trabalhistas.
Algumas das principais funções dos relatórios de veículos são:
Indicadores de desempenho dos veículos e condutores
Os prazos estão sendo cumpridos? A rota foi seguida e o motorista fez as pausas necessárias? O KM rodado pelo veículo está dentro do esperado? As manutenções estão sendo feitas nos prazos estipulados?
Todas essas e outras informações de desempenho podem ser analisadas e controladas com a ajuda dos relatórios de veículos. Assim, fica mais fácil ficar de olho nos gastos e desempenhos, sem precisar de inúmeras planilhas de controle.
Visão ampla dos custos da frota
O relatório de custos deve permitir que se faça a mensuração precisa de todos os gastos com a frota, deixando claras as formas como os recursos estão sendo direcionados para a compra de combustíveis, manutenção e pneus.
Com esse controle, o gestor terá como projetar ações que gerem redução das despesas sem que haja prejuízo na dinâmica do setor logístico.
Um relatório de boa qualidade conterá informações sobre o valor do quilômetro rodado, quilometragem do veículo em determinado período, gastos com fornecedores e o somatório de despesas com cada veículo.
Tomada de decisão mais certeira
Com dados coletados e informações organizadas em relatórios você consegue entender o que está e o que não está funcionando na gestão. Essa melhora ajuda, principalmente, nas tomadas de decisões.
Isso porque a partir dos relatórios desenvolvidos você pode, por exemplo, apresentar o rendimento dos veículos nos últimos meses. Assim, justificando possíveis mudanças que devem ser tomadas, como maior investimento na gestão e colabores.
Relatório de veículos: fácil, rápido e preciso
Com o passar dos anos e com a popularização de diversas tecnologias, o uso de dados nas empresas passou a não ser mais uma exclusividade das grandes corporações.
Na gestão de frotas a coleta e processamento de dados já são desenvolvidas com sistemas para controle e gestão de frota, muitas vezes integrados com outras tecnologias, como telemetria, por exemplo.
Essa prática compila os dados em um único local, possibilitando melhor análise das informações e desenvolvimento de relatórios mais completos..
A geração de dados é hoje uma das maiores fontes de informação sobre a saúde e desempenho dos negócios.
Relatórios de veículos ajudam gestores de frotas que buscam nos dados as informações para alavancar os resultados da frota.
