A redução de custos com manutenção é uma meta constante para as empresas. E, em tempos de crise econômica, ela se torna ainda mais importante.

Afinal, com um orçamento mais enxuto e uma cadeia operacional sem desperdícios, o negócio pode se manter competitivo e com um fluxo de receitas elevado. Ao mesmo tempo, sobrará mais verba para realizar investimentos que ampliarão a qualidade do serviço prestado pela empresa.

De fato, quando se fala em contenção de gastos, a maior parte das pessoas pensa logo em cortes na equipe. No entanto, existem outras maneiras de atingir esse objetivo.

É possível, por exemplo, conseguir a redução dos custos com manutenção de frotas em até 17% adotando medidas simples e práticas. Quer saber como isso é possível? Continue lendo!

Mapeando os processos e histórico de manutenções

Mapear os processos permite acompanhar a realização de cada atividade e, assim, identificar quais melhorias podem ser implementadas e quais tarefas são desnecessárias.

A partir disso, é possível otimizar as rotinas internas eliminando etapas que não possuem um grande impacto na qualidade do serviço final. E, ao mesmo tempo, remover gargalos da cadeia operacional do empreendimento.

Além disso, essa estratégia leva ainda a uma redução de desperdícios — e, portanto, de custos.

Realizando controle de custos

O primeiro passo para saber o que realmente pode ser cortado sem que haja queda de qualidade é compreender a composição de cada custo da frota.

Com essa análise é possível identificar quais pontos estão custando mais à empresa, quais são as falhas nos processos e que ações podem ser tomadas para reduzi-las.

Para isso, o controle de custos deve ser contínuo. Juntos, gestores poderão avaliar vários pontos da cadeia operacional e identificar como cada mudança no fluxo operacional ou no mercado está afetando os gastos da empresa.

Dessa forma, a companhia terá uma capacidade elevada de modificar as suas rotinas e controlar com maior precisão a sua estrutura orçamentária.

Planejando manutenções periódicas

Ainda é muito comum negligenciar as manutenções preventivas e deixar para se preocupar com isso apenas quando uma falha já aconteceu. Contudo, isso pode aumentar bastante os gastos.

Quando ocorre um problema que poderia ser evitado, a empresa tem queda nos seus indicadores de produtividade e, ao mesmo tempo, um aumento dos custos diante do ganho de retrabalho.

Por outro lado, quando as manutenções preventivas são feitas de maneira periódica, é possível evitar quebras imprevistas e perda de produtividade com equipamentos parados.

Assim, a vida útil das peças e acessórios dos veículos é ampliada, aumentando a disponibilidade da frota. E, como consequência, a empresa não só terá uma cadeia com custo reduzido e maior eficiência, mas também maior capacidade de atender a demandas do mercado.

Treinando a equipe

Além de controlar melhor os indicadores da área e garantir o bom funcionamento da frota antes de os problemas aparecerem, outra forma de garantir a redução dos custos com manutenção é treinar bem a equipe.

Nesse sentido, conscientizá-la a respeito dos cuidados que devem ser tomados com os veículos, apontando a importância de cumprir o planejamento e manter uma direção adequada, é uma medida eficiente para garantir o bom estado dos veículos.

Portanto, faça treinamentos regulares para divulgar boas práticas e insira, em cada time, processos de feedback 1-1, criando uma cultura de melhoria interna constante.

Saiba priorizar rotinas

A distribuição de tarefas pode ter um grande impacto nos custos com manutenção de uma empresa.

Nesse sentido, o negócio precisa criar um fluxo de trabalho de acordo com os objetivos de médio e longo prazo, priorizando projetos de maior importância e designando atividades de acordo com a experiência de cada pessoa.

Com isso, a empresa terá níveis de produtividade elevados ao mesmo tempo em que os gastos de cada projeto se tornam menores.

Crie um plano de manutenção emergencial

Ainda que a empresa tenha uma sólida política de manutenção preventiva, problemas podem ocorrer a qualquer momento.

Falhas elétricas, acidentes e outras ocorrências são quase impossíveis de serem previstas, mas isso não impede o empreendimento de se preparar para tomar as medidas certas quando elas ocorrerem.

Assim, serviços são restaurados rapidamente, reduzindo o prejuízo causado por problemas. E é nesse contexto que um plano de manutenção emergencial é visto como um investimento estratégico.

Criando um documento com todas as rotinas que podem ser adotadas no caso de falhas em veículos, panes elétricas ou acidentes, os profissionais terão acesso a um conjunto de rotinas que podem ser adotadas sempre que um imprevisto ocorrer.

Como consequência, os serviços terão sempre uma qualidade elevada, capaz de corresponder às demandas do mercado.

Utilizando um software de gestão de frotas

Um software de gestão de frotas é capaz de auxiliar em muitos dos passos que citamos até agora. Isso porque ele permite o acompanhamento e o controle da manutenção de frotas, tornando possível automatizar esses processos.

Com isso, o controle é ainda maior, a produtividade atinge seu máximo, o planejamento é mais assertivo e o gestor tem mais segurança a respeito das informações relativas às atividades realizadas.

O software de gestão funcionará como um hub de dados sobre toda a empresa. Informações logísticas, registros de vendas e detalhes como o estoque de peças de reposição estarão acessíveis em um ambiente confiável.

E, como consequência, gestores rastrearão problemas rapidamente e poderão aplicar medidas para melhorar o fluxo de trabalho do negócio com facilidade.

Implemente indicadores de desempenho

Finalmente, os indicadores de desempenho são uma estratégia simples, e que dá uma grande capacidade para gestores avaliarem o desempenho de cada time.

Eles podem ser implementados em toda cadeia operacional do negócio, servindo para mensurar atrasos, gastos com manutenção e troca de equipamentos, assim como a produtividade de profissionais.

Dessa forma, o gestor poderá identificar pontos que necessitam de melhora e compreender melhor o comportamento do empreendimento ao longo de cada ano fiscal.

Enfim, como podemos ver, ações simples — como observar a maneira como cada atividade é realizada e buscar meios de aprimorar esses processos — podem acarretar na redução de custos com a manutenção de frotas.

Isso, aliado à implementação de um software de gestão, ajuda na otimização geral da área e ainda fornece suporte para que o gestor possa realizar o processo de tomada de decisões mais assertiva, garantindo resultados cada vez melhores.

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