Não há como negar: o controle de combustível é fundamental para uma Gestão de Frota eficiente. Se você já usa o Sofit, Sistema Online de Gestão de Frota, já sabe de todos os benefícios que o bom gerenciamento do uso do combustível traz, e também sabe como fazer isso.

Mas mesmo se você ainda não usa nenhum software na sua Gestão de Frota, também pode — e deve — fazer o acompanhamento dos abastecimentos dos veículos de sua frota. Para começar a gerenciar o uso do combustível, que tal contar com planilhas? Não é a maneira mais prática, mas pode ser uma boa forma de começar o seu gerenciamento.

Porém, não é qualquer planilha que vai dar as informações que você precisa. Pensando em ajudar a todos os gestores de frota do Brasil, preparamos este post para orientar sobre como deve ser uma planilha de controle de combustível.

A seguir, veja quais são os dados que você precisa controlar para ter em mãos informações estratégicas que vão ajudar a potencializar sua gestão de frota:

Identificação do veículo no controle de combustível

É preciso que você tenha um controle de todos os veículos. O ideal é ter uma numeração ou um código que identifique cada um deles, de modo que você seja capaz de compreender rapidamente qual é o tipo de veículo, a marca, o ano etc.

Dessa forma, é possível avaliar o volume de combustível utilizado por cada tipo de veículo da frota.

Com esses dados, o gestor pode entender qual é a média de abastecimento em diferentes marcas.

Assim, fica mais fácil identificar quando o número de abastecimento de certo tipo de veículo sai do padrão.

Identificação do motorista

Saber qual motorista estava dirigindo o veículo quando ele foi abastecido é importante para, fazer uma análise completa sobre quantas vezes ele encheu o tanque em suas viagens.

Essa informação será utilizada para a elaboração de uma média do número de abastecimentos que foram realizados.

O ideal é que a média de todos seja equilibrada e analisada em paralelo com a distância percorrida.

Essa prática é extremamente eficiente e garante uma padronização razoável nos custos normais da frota. Além, aliás, de otimizar a percepção do gestor diante das operações que os funcionários são designados.

Indicação do posto

É interessante que a empresa tenha uma lista de postos cadastrados. O importante é que eles sejam seguros e de confiança.

Você pode fazer algumas parcerias com os postos e determinar uma quantidade X de abastecimentos realizados lá.

Com o controle correto, é possível que você consiga fazer a conferência dessas informações de forma eficiente e produtiva.

Além disso, outra dica é verificar se o combustível utilizado em algum dos postos dura menos que a média geral.

Lembre-se que para fazer este controle você deve considerar a média do próximo abastecimento, não do atual. Só a prática e a análise de dados podem demonstrar como alcançar o melhor custo-benefício.

Tipo de combustível

Alguns veículos podem ser abastecidos com diferentes tipos de combustível.

Você precisa controlar qual foi o combustível utilizado em cada abastecimento, pois cada um deles pode representar um nível de consumo diferente para cada tipo de veículo.

É válido destacar que usar o combustível correto faz com que a eficiência econômica seja otimizada. Além, também, de garantir um bom funcionamento das partes e peças da frota.

Não caia em ciladas comuns, como a dos aditivos: componentes misturados no combustível e que oferecem apenas uma limpeza da câmara de combustão. O custo não costuma valer a pena.

Para um melhor controle procure sempre usar um mesmo tipo de combustível, evite a troca a cada abastecimento.

Quantidade e distância

A quantidade de combustível que o caminhão abastece a cada vez precisa ser controlada juntamente com a distância percorrida.

Dessa forma, é possível controlar quantos quilômetros o veículo está fazendo com aquela quantidade X de combustível e calcular as médias de cada tipo de veículo.

Isso é importante para que você identifique se algum deles está saindo do padrão utilizado.

Por exemplo: mais combustível que o normal para percorrer aquela distância. Isso pode acontecer por diversos motivos, dentre eles, problemas mecânicos. Com o controle correto dos abastecimentos, você consegue identificar com antecedência qualquer tipo de anormalidade e tomar ações para resolver os problemas, dando mais segurança e economia às operações da frota.

Além dessas práticas, é extremamente importante que o gestor da frota defina bem o percurso a ser seguido em cada operação.

Recomendamos que essa decisão não seja baseada apenas na distância, mas, também, nas condições da estrada e o movimento do trânsito — esses fatores influenciam no desempenho do motor.

Hodômetro

Acompanhar a distância percorrida por cada veículo em cada abastecimento vai ajudar a controlar ainda melhor a quantidade de combustível utilizada e a distância percorrida entre os abastecimentos.

Você pode ficar atento aos veículos com quilometragem alta, para verificar se estão gastando mais combustível ou indicando algum problema mecânico.

Não esqueça de validar se o hodômetro informado é maior que o anterior e menor que o próximo abastecimento.

Gestão do combustível

Como destacamos, acompanhar bem a rota e fazer uma gestão eficiente do uso de combustível são tarefas que demandam controle e uma série de dados.

É aí que surge a necessidade de identificar ferramentas e buscar o apoio da tecnologia para gerir da melhor maneira. Um gestor atento precisa buscar parceiros e assegurar que o consumo de combustível seja sempre um fator natural, não uma preocupação.

Com essa prática, é recomendado avaliar o seguinte:

• controle para custos;
• média de consumo;
• manutenção;
• gasto de combustível;
• controle de pneus;
• renovação de documentos.

Uma última recomendação que é essencial para a qualidade da frota: deixe o tanque sempre cheio. Quando o caminhão está parado, o combustível pode criar uma condensação e acumular gás no sistema.

É recomendado fazer uma drenagem do tanque todas as semanas. Dessa forma, o motor fica protegido e você elimina a presença de resíduos no sistema dos veículos.

Comparativo dos benefícios no controle de combustível

Já compreendemos que existem diversos passos para a execução e análise do controle de combustível. Mas, afinal, quais são os benefícios que essa prática pode agregar em uma empresa?

A primeira resposta que surge é a eficiência operacional dos custos da empresa.

Será simples perceber outros benefícios no controle das entregas, agilidade nos envios e um planejamento mais eficaz das manutenções.

A adoção dessa prática é capaz de oferecer uma estrutura impressionante para os processos internos.

Controle de combustível com uma planilha estruturada

Queremos que você comece o seu controle de combustível de alguma forma. Por isso, estamos disponibilizando essa planilha para você.

Desenvolvida especialmente pelos especialistas em Gestão de Frotas da Sofit contém as principais funcionalidades para controlar essas informações indicadas no post.

Se você nunca tinha feito esse controle de combustível completo, vai entender, antes de mais nada, a  importância de acompanhar as atividades de seus veículos.

Você pode fazer tudo o que tem na planilha — e muito mais — com mais agilidade e rapidez utilizando o Sofit. Um software especificamente desenvolvido para tomar conta das demandas e rotinas de uma frota.

Dinamismo ao trabalho

Assim, depois de entender todas as vantagens desse gerenciamento usando a planilha, é hora de dar um passo à frente e alcançar mais dinamismo ao seu trabalho. Controlando todas as ações e informações referentes às atividades da sua frota.

O Sofit proporciona a coleta e importação de dados de forma automatizada e também facilita o processo de análise. Oferecendo, portanto, dados e relatórios completos.

Isso significa mais tempo para você investir e desenvolver ações estratégicas, baseando-se em informações seguras e reais, que traduzem tudo que diz respeito ao dia a dia de sua frota.

Para conhecer melhor o Sofit, oferecemos um período gratuito de testes.

Basta acessar nosso site, fazer seu cadastro e utilizar todas as funcionalidades que a ferramenta disponibiliza. Você ainda conta com uma equipe de suporte treinada para suas dúvidas!

Caso tenha gostado das dicas que apontamos nesse artigo, não se esqueça de baixar a planilha a seguir já estruturada em Microsoft Excel! Ela facilitará o controle de combustível na frota de sua empresa!