A ordem de serviço é uma ferramenta fundamental para o controle e o planejamento na gestão da manutenção da sua frota. 

Através dela, os gestores de frota podem ser atualizados sobre as solicitações de serviços para os veículos, permitindo uma análise precisa dos custos e prazos envolvidos. 

Dessa forma, uma OS completa deve conter informações como: os tipos de serviço, local, data de início e término, mão de obra, valores, entre outras informações.  

Neste artigo, vamos mostrar como utilizar as OSs de maneira estratégica para melhorar os resultados da sua empresa.

Continue lendo e saiba mais!

O que é uma ordem de serviço?

A ordem de serviço é um documento que consolida as informações sobre um serviço solicitado por um cliente. 

No caso da gestão de frotas, é comum usar uma ordem de serviço para controlar os pedidos referentes à manutenção ou troca de peças de um veículo.

Com uma ordem de serviço, você pode:

• Rastrear Solicitações: Ordens de serviço geram um histórico detalhado de cada pedido, desde a solicitação inicial até a conclusão.
• Gerenciar Prioridades: É possível priorizar as manutenções com base em urgência e impacto na operação.
• Facilitar a Comunicação: Comunique-se de forma clara com a equipe de manutenção e fornecedores.
• Analisar Dados: Avalie o desempenho e os custos das manutenções, ajudando a identificar áreas para melhorias e otimização.

Assim, a ordem de serviço proporciona um fluxo de trabalho estruturado e eficiente, permitindo acompanhar todas as solicitações de forma simples e prática.

Como montar uma ordem de serviço?

A ordem de serviço ideal é simples de entender e contém todas as informações relevantes para a execução da tarefa.

Embora pareça simples, existem alguns itens essenciais para que a OS atenda às principais necessidades para uma gestão eficaz:

1. Informações organizadas e separadas por setor;

2. Conteúdo mais compacto;

3. Todas as instruções e observações descritas corretamente;

4. Documento personalizado com o logotipo da sua empresa.

Como evitar erros na emissão de OS?

Para garantir a eficiência e evitar falhas no processo, a emissão da ordem de serviço deve ser feita com atenção e precisão.

Quem estiver preenchendo a ordem deve ser cuidadoso para evitar erros que possam causar problemas para os clientes. 

Além disso, quanto mais ágil e precisa for a emissão da ordem de serviço, maior será a produtividade da equipe.

Portanto, sistemas automatizados de emissão de ordens de serviço são preferíveis à elaboração manual. 

Eles reduzem o risco de erros graves, melhoram a precisão e agilidade, e garantem um gerenciamento mais eficiente da frota.

Quais os benefícios de usar ordem de serviço na gestão de frotas?

Com ordens de serviço, você pode gerir sua frota de forma mais eficaz, reduzindo custos e melhorando o desempenho geral.

Isso acontece pois todas as tarefas como manutenção e reparo estarão centralizadas em um único sistema, facilitando o acompanhamento.

A seguir, confira outros benefícios de usar ordens de serviço na sua operação:

Aumento da Eficiência

Priorize e acompanhe serviços de forma sistemática, garantindo que cada veículo receba a atenção necessária sem atrasos.

Maior Transparência

Obtenha uma visão clara das manutenções realizadas e das pendentes, o que ajuda na tomada de decisões e no planejamento.

Redução de Custos

Identifique e solucione problemas antes que se agravem, evitando despesas inesperadas e aumentando a vida útil dos veículos.

Controle Detalhado

Mantenha registros completos das manutenções e reparos realizados, o que facilita auditorias e análise de desempenho.

Melhoria da Produtividade

Por fim, as ordens de serviço garantem que os veículos estejam sempre em condições ideais de operação, minimizando o tempo de inatividade e maximizando a eficiência da frota.

Facilita a gestão de frotas alugada

Com um registro detalhado dos serviços realizados, fica mais fácil cumprir os termos do contrato de aluguel e evitar problemas futuros.

Utilizando a ordem de serviço na gestão de frota e controle financeiro

Segue um exemplo: digamos que, segundo as especificações de seu modelo, um veículo precise trocar os pneus a cada 60 mil quilômetros rodados.  

No entanto, nas últimas ordens de serviço, constatou-se que as trocas ocorreram a cada 40 mil quilômetros rodados.  

O gestor pode verificar as rotas utilizadas e o peso das cargas para avaliar se não há algum fator que está diminuindo a durabilidade dos pneus. 

Esses são alguns exemplos de como a utilização da OS pode dar ferramentas para que o gestor de frota tenha total controle sobre as atividades dos veículos. 

Abaixo, confira 5 maneiras de utilizar as ordens de serviço para a otimização do gerenciamento e controle financeiro da sua frota!

1. Calcule o TCO para tomar as melhores decisões de manutenção

Entender o verdadeiro custo total de propriedade (TCO) da sua frota permite medir facilmente os recursos e tomar as melhores decisões para o seu negócio. 

Com base nas OSs é possível calcular o TCO com base nos itens de linha de serviço para ajudar a avaliar os custos de sua frota.  

Dessa forma, você consegue analisar o serviço como parte do custo operacional do seu veículo, o que vai resultar em uma visão completa da lucratividade da sua frota. 

2. Utilize as ordens de serviço para o planejamento de manutenção

Ao planejar e executar a manutenção da frota, você precisa ter um processo de ordem de serviço do veículo bem estruturado.

Assim, será possível rastrear e gerenciar as tarefas e retirar os veículos da oficina com mais agilidade. 

Em uma ordem de serviço, o gestor deve informar todas as manutenções que devem ser realizadas nos veículos. 

Além disso, é preciso especificar:

• Dados da Empresa e Cliente;
• Dados de Entrada e Saída dos Veículos;
• Detalhes da Ordem de Serviço (Tipos de manutenções necessárias, frequência para cada modelo, etc.);
• Laudo técnico.

A partir do encerramento da OS, é importante saber de quais serviços da ordem fazem parte do plano de manutenção previamente cadastrado para aquele veículo e registrá-los.

Esse planejamento é importante para que nenhum veículo fique rodando por muito tempo sem ter uma manutenção adequada.  

3. Otimize a manutenção preventiva de rotina

Sem um cronograma adequado, as trocas de pneus, óleo e outras tarefas de manutenção preventiva podem falhar. 

A partir da automação do processo de geração de ordens de serviço, você simplifica a programação de manutenção preventiva. 

Além disso, será possível definir as suas programações com base em intervalos pré-estabelecidos e acompanhar a eficiência da oficina ou responsável pela manutenção.

4. Acompanhe o período de manutenção

Se um veículo está em manutenção, você precisa saber quando ele poderá estar na ativa novamente.  

E é por isso que a ordem de serviço precisa conter informações completas – principalmente sobre a data de início e término de cada um dos serviços previstos. 

Dessa forma, é possível acompanhar o andamento das manutenções e planejar novas atividades conforme a previsão de liberação do veículo.  

Portanto, você tem o controle sobre quais veículos estão em manutenção e quando eles irão voltar, conseguindo planejar e distribuir melhor as atividades da sua frota.

5. Controle a qualidade dos fornecedores da empresa

Saber onde os serviços foram realizados é uma informação crucial para uma gestão de frota eficiente.  

Nesse sentido, a OS ajuda a avaliar o grau de eficiência dos seus fornecedores.  

Por exemplo, imagine que um fornecedor X demorou mais tempo para fazer o mesmo serviço realizado pelo fornecedor Y. 

Logo após a análise, você já terá um panorama sobre para onde é melhor enviar os veículos da próxima vez que precisar desse serviço. 

Além disso, instruir a equipe a fazer um controle de qualidade dos fornecedores é papel do gestor. 

Muitas vezes, insistimos em continuar com os fornecedores antigos, seja por medo ou insegurança. 

No entanto, buscar novos parceiros quantos os atuais não entregam resultados satisfatórios pode ser determinante para o sucesso da sua frota.

Automatize o gerenciamento da Ordem de Serviço com a Sofit!

Com a evolução da tecnologia, é possível ter acesso a diversas ferramentas capazes de simplificar inúmeros procedimentos de uma empresa e aprimorar resultados. 

A partir do momento que a sua empresa estabelece um modelo para a ordem de serviço, o preenchimento dos documentos futuros torna-se mais fácil.  

Para isso, a organização pode aproveitar as ferramentas disponibilizadas pela tecnologia. 

Um bom exemplo é o software de Gestão de Frotas da Sofit, capaz de proporcionar mais agilidade ao processo. 

Na ferramenta, os requisitos da ordem de serviço são atendidos! Eis algumas vantagens:

• Redução de custos;
• Controle de gastos;
• Maior produtividade;
• Automatização dos sistemas;
• Aumento da disponibilidade da frota;
• Registro das atividades da equipe;
• Descrição das tarefas que precisam ser feitas pelos colaboradores e otimização do tempo necessário;
• Previsão e cálculo da quantidade de mão de obra;
• Simplificação do processo de solução de um problema com um produto ou serviço;
• Controle dos serviços prestados;
• Monitoramento do estoque;
• Comunicação mais efetiva entre os diversos setores da companhia.

Agora que você já sabe que pode contar com a Sofit para otimizar a emissão das suas ordens de serviço, solicite um teste grátis!