A ordem de serviço é uma ferramenta importante para o controle e o planejamento na gestão da manutenção da sua frota. 

Através dela, os gestores de frota podem ser atualizados sobre as solicitações de serviços para os veículos, permitindo uma análise precisa dos custos operacionais e prazos envolvidos. 

Dessa forma, uma OS completa deve conter informações como: os tipos de serviço, local, data de início e término, mão de obra, valores, entre outras informações.  

Neste artigo, vamos mostrar como utilizar as OSs de maneira estratégica para melhorar os resultados da sua empresa.

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é um documento que consolida as informações sobre um serviço solicitado por um cliente. 

No caso da gestão de frotas, é comum usar a OS para controlar os pedidos referentes à manutenção ou troca de peças de um veículo.

Isso é possível porque na ordem de serviço constam informações técnicas que podem ser acompanhadas e atualizadas ao longo do processo. 

Assim, você terá um fluxo de solicitações e poderá acompanhar todas elas de forma simples e prática.

Como montar uma ordem de serviço?

Para que a OS seja uma ferramenta efetiva no controle da sua frota, é preciso observar que todas as informações devem ser relevantes e de fácil desenvolvimento e compreensão.  

Confira alguns pontos importantes para que a ordem de serviço seja prática, técnica e atenda às principais necessidades para uma gestão eficaz:

1. Informações organizadas e separadas por setor;

2. Conteúdo mais compacto;

3. Todas as instruções e observações descritas corretamente;

4. Documento personalizado com o logotipo da sua empresa.

Como evitar erros na emissão de OS?

Para evitar que ocorram falhas no processo, a emissão da OS deve ser feita com muito cuidado.

Logo, tenha em mente que a pessoa que vai preencher precisa estar atenta para não cometer falhas que possam provocar problemas com clientes. 

Portanto, quanto menor o tempo necessário para emitir a ordem de serviço, maior é o aumento de produtividade da equipe.  

Além disso, uma OS bem feita permite ao gestor conduzir de forma mais adequada a gestão financeira do negócio, controlando a mão de obra e os estoques de materiais. 

Caso surjam problemas com o preenchimento da ordem de serviço, instrua os membros da equipe a relatarem o mais breve possível. 

Isso evita falhas mais graves no processo de gestão da frota.

Utilizando a ordem de serviço na gestão de frota e controle financeiro

Segue um exemplo: digamos que, segundo as especificações de seu modelo, um veículo precise trocar os pneus a cada 60 mil quilômetros rodados.  

No entanto, nas últimas ordens de serviço, constatou-se que as trocas ocorreram a cada 40 mil quilômetros rodados.  

O gestor pode verificar as rotas utilizadas e o peso das cargas para avaliar se não há algum fator que está diminuindo a durabilidade dos pneus. 

Esses são alguns exemplos de como a utilização da OS pode dar ferramentas para que o gestor de frota tenha total controle sobre as atividades dos veículos. 

Abaixo, confira 5 maneiras de utilizar as ordens de serviço para a otimização do gerenciamento e controle financeiro da sua frota!

1. Calcule o TCO para tomar as melhores decisões de manutenção

Entender o verdadeiro custo total de propriedade (TCO) da sua frota permite medir facilmente os recursos e tomar as melhores decisões para o seu negócio. 

Com base nas OSs é possível calcular o TCO com base nos itens de linha de serviço para ajudar a avaliar os custos de sua frota.  

Dessa forma, você consegue analisar o serviço como parte do custo operacional do seu veículo, o que vai resultar em uma visão completa da lucratividade da sua frota. 

2. Utilize as ordens de serviço para o planejamento de manutenção

Ao planejar e executar a manutenção da frota, você precisa ter um processo de ordem de serviço do veículo bem estruturado para rastrear e gerenciar as tarefas e retirar os veículos da oficina com mais agilidade. 

Em uma ordem de serviço, o gestor deve informar todas as manutenções que devem ser realizadas nos veículos. 

Além disso, é preciso especificar:

• Dados da Empresa e Cliente;
• Dados de Entrada e Saída dos Veículos;
• Detalhes da Ordem de Serviço (Tipos de manutenções necessárias, frequência para cada modelo, etc.);
• Laudo técnico.

A partir do encerramento da OS, é importante ter ciência de quais serviços da ordem fazem parte do plano de manutenção previamente cadastrado para aquele veículo e registrá-los.

Esse planejamento é importante para que nenhum veículo fique rodando por muito tempo sem ter uma manutenção adequada.  

3. Otimize a manutenção preventiva de rotina

Sem um cronograma adequado, as trocas de pneus, óleo e outras tarefas de manutenção preventiva podem falhar. 

A partir da automação do processo de geração de ordens de serviço, você simplifica a programação de manutenção preventiva, definindo as suas programações com base em intervalos pré-estabelecidos. 

A geração de ordens de OSs com base em programações de manutenção preventiva também fornece uma visão detalhada da produtividade da oficina de manutenção e dos custos totais do serviço.

4. Acompanhe o período de manutenção

Se um veículo está em manutenção, você precisa saber quando ele poderá estar na ativa novamente.  

E é por isso que a ordem de serviço precisa conter informações completas – principalmente sobre a data de início e término de cada um dos serviços previstos. 

Dessa forma, é possível acompanhar o andamento das manutenções e planejar novas atividades conforme a previsão de liberação do veículo.  

Portanto, você tem o controle sobre quais veículos estão em manutenção e quando eles irão voltar, conseguindo planejar e distribuir melhor as atividades da sua frota.

5. Controle a qualidade dos fornecedores da empresa

Saber onde os serviços foram realizados é uma informação crucial para uma gestão de frota eficiente.  

Nesse sentido, a OS é fundamental para avaliar o grau de eficiência dos seus fornecedores.  

Por exemplo, imagine que um fornecedor X demorou mais tempo para fazer o mesmo serviço realizado pelo fornecedor Y. 

Logo após a análise, você já terá um panorama sobre para onde é melhor enviar os veículos da próxima vez que precisar desse serviço. 

Além disso, instruir a equipe a fazer um controle de qualidade dos fornecedores é papel do gestor. 

Lembre-se de que a atividade pode ser um elemento-chave para o sucesso da gestão da frota.  

Muitas vezes, insistimos em continuar com os fornecedores antigos, seja por medo ou insegurança. No entanto, buscar novos parceiros quando os atuais não estão mais proporcionando bons resultados ou oferecendo uma qualidade excelente pode ser determinante para o sucesso da sua frota.

Automatize o gerenciamento da Ordem de Serviço com a Sofit!

Com a evolução da tecnologia, é possível ter acesso a diversas ferramentas capazes de simplificar inúmeros procedimentos de uma empresa e aprimorar resultados. 

A partir do momento que a sua empresa estabelece um modelo para a ordem de serviço, o preenchimento dos documentos futuros torna-se mais fácil.  

Para isso, a organização pode aproveitar as ferramentas disponibilizadas pela tecnologia. 

Um bom exemplo é o software de Gestão de Frotas da Sofit, capaz de proporcionar mais agilidade ao processo. 

Na ferramenta, os requisitos da ordem de serviço são atendidos! Eis algumas vantagens:

• Redução de custos;
• Controle de gastos;
• Maior produtividade;
• Automatização dos sistemas;
• Aumento da disponibilidade da frota;
• Registro das atividades da equipe;
• Descrição das tarefas que precisam ser feitas pelos colaboradores e otimização do tempo necessário;
• Previsão e cálculo da quantidade de mão de obra;
• Simplificação do processo de solução de um problema com um produto ou serviço;
• Controle dos serviços prestados;
• Monitoramento do estoque;
• Comunicação mais efetiva entre os diversos setores da companhia.

Agora que você já sabe que pode contar com a Sofit para otimizar a emissão das suas ordens de serviço, solicite um teste grátis!