Um assunto delicado sobre o qual nenhum gestor está isento de enfrentar é a fraude na gestão de frotas. 

Quando as contas não batem, os dados cruzados não condizem e os custos com a gestão de frota são elevados demais, pode ser que a sua empresa esteja sendo vítima de uma fraude.

As causas podem ser inúmeras, desde o desvio de recursos e usos inadequados dos veículos. A boa notícia é que hoje já existem protocolos e ferramentas que podem ser adotadas para reduzir prejuízos e evitar fraudes.

Saiba mais sobre o assunto ao longo do nosso artigo!

O que pode ser considerado como “fraude na gestão de frotas”?

A fraude na gestão de frotas é caracterizada por qualquer prejuízo causado pelo desvio de conduta dos seus colaboradores, causada principalmente pela ausência de uma cultura empresarial forte e pela falta de um sistema de controle o monitoramento de veículos.

De acordo com dados da AGEV (Associação de Gestão de Despesas de Veículos), os prejuízos com fraudes representam para a gestão de frotas um gasto de 30% das despesas totais.

E os principais motivos? Confira a seguir!

Afinal, por que as fraudes acontecem?

A fraude na gestão de frotas geralmente está diretamente associada com os problemas para manter um controle eficaz sobre os processos de abastecimento e de manutenção.

Entretanto, o seu processo de gerenciamento também desenha um quadro propício para as fraudes, caso não seja conduzido de maneira assertiva. Note que por mais que o gerenciamento seja eficaz, ele não está imune às fraudes.

Confira abaixo algumas situações que colaboram com a fraude na gestão de frotas:

• Processo de contratação de colaboradores falho, que não permite avaliar as competências e alinhamento do motorista;
• Falta de uma cultura de relacionamento com os colaboradores. Empregados engajados, que “vestem a camisa” geralmente são mais confiáveis.
• Falta de controle e monitoramento de veículos. Hoje em dia, um software de gestão de frotas é essencial para evitar fraudes.

Em resumo, a sua falha em gerenciar a equipe e em todo o processo de monitoramento da frota colaboram com fraudes na gestão de frotas.

Quais os sinais de alerta e que ajudam a identificar que há algo errado?

Como gestor de frotas, é seu dever verificar se os números estão batendo e se os gastos com combustíveis ou manutenção estão realmente de acordo com a realidade. Qualquer alteração estranha é digna de nota e de uma investigação mais apurada.

Abaixo, listamos algumas situações que servem como sinais de alerta. Caso ocorram com frequência na sua organização, tenha muito cuidado! Elas podem ser um indicativo para a fraude na gestão de frotas. 

Confira:

Desvios de rota

O gestor precisa exigir uma justificativa para todo e qualquer desvio de rota que, porventura, venha a ocorrer. Para que fraudes neste quesito não venham a ocorrer, é importante manter um planejamento de rotas de entrega sempre atualizado para ter certeza de que o motorista está seguindo o caminho mais econômico e seguro.

Cargas Defasadas

Se você trabalha com transporte de cargas, certamente já teve que se deparar com situações em que um veículo transporta uma carga excedente sem motivo aparente. Em geral, a carga defasada tem ligação com o desvio de mercadoria dentro do estoque da empresa. É preciso estar atento e checar todos os itens da carga, além de manter o controle dos pedidos e entregas sempre em dia.

Irregularidades no abastecimento

A burla mais comum está relacionada ao processo de abastecimento. Desconfie quando uma grande quantidade de abastecimento é registrada fora do horário de trabalho ou durante os finais de semana. Outra forma de verificar a fraude é analisar o volume do abastecimento — se é muito maior que a capacidade dos tanques e se o consumo médio está elevado. 

Roubo de Combustível

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O furto de combustível é outro ponto que não podemos deixar de citar. Existem casos, inclusive de motoristas que colaboram com a situação. A atividade criminosa geralmente acontece quando os veículos param em um lugar específico, como uma borracharia, por exemplo. O combustível é vazado com a ajuda de mangueiras e galões.

Manutenções Indevidas

Onde a manutenção dos seus veículos é realizada? Você tem uma equipe interna ou delega o serviço a uma oficina terceirizada? Lembre-se de manter um histórico apurado dos ciclos de manutenção, pois, as fraudes são comuns durante este processo. 

Como proceder em caso de fraude na gestão de frotas?

Então você identificou uma fraude, mas o que fazer agora?

Antes de mais nada, é preciso ter provas concretas e sempre agir com muita ética para evitar situações embaraçosas ou até mesmo processos judiciais contra a sua empresa. De posse das provas, chame imediatamente os responsáveis e relate o ocorrido.

O próximo passo vai depender da gravidade da situação e da política interna da sua empresa. Em alguns casos, o desligamento dos funcionários envolvidos com a fraude é o melhor caminho. Em outros, pode ser que um alerta seja suficiente.

De toda forma, preocupe-se em corrigir e equilibrar os seus custos e verifique como a sua empresa poderia ter evitado aquela situação.

Que medidas podem ser adotadas para evitar fraudes e adulterações na sua gestão?

Um software de gestão de frotas realmente funcional e intuitivo é um parceiro fiel na prevenção de fraude na gestão de frotas.

Além de facilitar o cruzamento dos dados, o controle tecnológico é menos propício à falha e com a orientação e treinamento adequado, a sua organização terá uma resistência maior quando o assunto for fraudes.

Soluções como o controle de combustível, gestão de manutenção e o controle de viagens são itens obrigatórios para uma gestão de frotas eficiente e resistente à fraude.

E você, enfrenta ou já enfrentou situações de fraude na gestão de frotas? Saiba como a SOFIT pode ajudar a sua empresa a evitar situações como as descritas neste artigo. Não perca mais dinheiro! Conheça a nossa solução e solicite um teste grátis.