Se é tempo das suas férias na gestão de frotas, sempre é bom lembrar que apesar do seu período de ausência das atividades de gerente de frotas, a operação deve continuar.

Para isso, é preciso se antecipar, caso contrário uma quantidade de trabalho fora do comum pode te esperar no seu retorno e nada pode ser mais estressante que isso, não é mesmo?

Então, como se planejar para tirar aqueles merecidos dias de descanso?

Neste artigo, você confere 5 dicas simples de planejamento para organizar as suas férias na gestão de frotas. 

Aproveite e boa leitura!

Índice:

1. Liste as tarefas que você precisa executar antes de sair de férias
2. Delegue atividades para a pessoa substituta
3. Tente eliminar o máximo de pendências
4. Realize uma reunião de alinhamento com o time antes das férias
5. Revise os serviços a serem realizados no seu período de férias

1. Liste as tarefas que você precisa executar antes de sair de férias

Antes de sair de férias, reserve um momento para revisar todas as tarefas que delegou e com as quais ainda deve lidar:

• Existe algo que só você pode fazer para destravar as pendências da frota?
• Como estão as revisões automotivas?
• Você precisa assinar algum contrato antes de sair de férias?
• Há algum processo de compra de veículos em andamento?
• É possível antecipar alguma reunião importante?

Listar todas as tarefas e estabelecer um prazo para a execução delas conforme a ordem de prioridade é um dos pontos mais importantes para as férias na gestão de frotas.

Caso ainda não utilize, você pode recorrer a ferramentas de gestão de projetos ou, até mesmo, aderir a um simples quadro de controle de fluxos com post-its, como o Kanban, por exemplo.

2. Delegue atividades para a pessoa substituta

Como todo mundo sai de férias na gestão de frotas, seus colaboradores e substitutos devem entender que você não está acessível por um determinado período. 

Portanto, delegue antecipadamente determinados projetos aos membros de sua equipe que estiverem disponíveis e nos quais você confia. 

Eles levarão o trabalho adiante e, quando você voltar, fornecerão relatórios produtivos sobre o que foi feito e o que ainda precisa ser concluído.

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É importante realizar esse processo com calma e disponibilizar documentos, tutoriais e acessos importantes para que você não tenha que parar as suas férias para resolver questões de trabalho.

Em particular, verifique se você foi claro na explicação da tarefa atribuída, se todos os documentos são facilmente acessíveis por sua equipe ou se os prazos estão definidos.

Além disso, lembre-se que delegar não é simplesmente avisar sobre as tarefas que estão pendentes, mas fornecer todos os recursos e informações necessárias para a execução, como, por exemplo:

• O nome da pessoa que está assumindo a tarefa;
• O prazo de execução do projeto;
• Um nome de contato para o possível cliente ou provedor de serviços;
• Um resumo das coisas a serem feitas.

3. Tente eliminar o máximo de pendências

Talvez seja necessária uma “força tarefa” para que a sua saída de férias não prejudique a empresa e nem a rotina de trabalho de nenhum outro colaborador.

Portanto, é importante eliminar todas as pendências que somente você pode fazer.

Caso tenha dedicado um tempo para listar e categorizar todas as tarefas que precisa executar como sugerimos no primeiro ponto, eliminar as pendências será mais fácil.

Apesar disso, tente não deslocar outros colaboradores para executar essas tarefas. Isso poderia prejudicar a produtividade e o fluxo dos outros setores.

4. Realize uma reunião de alinhamento com o time antes das férias

A comunicação é uma peça fundamental para as férias na gestão de frotas.

Assim, antes de se retirar temporariamente do seu posto de trabalho é aconselhável realizar uma reunião de alinhamento.

Crie uma programação de férias detalhada para sua equipe para que todos saibam sobre os movimentos de todos e você não receba várias ligações para descobrir onde você está.

Em seguida, mostre onde todos vão poder acompanhar as tarefas que você irá delegar e a quem os demais colaboradores e motoristas terão que se reportar na sua ausência.

Para finalizar, pense em especificar seu tempo de disponibilidade durante as férias:

• Você atenderá as chamadas de emergência? 
• Quem sua equipe deve contatar para perguntas padrão? 

Pense nesses pontos de detalhe para evitar transtornos desnecessários.

5. Revise os serviços a serem realizados no seu período de férias

Revisar os serviços que precisam ser realizados é a nossa última sugestão para as férias da gestão de frotas.

Confira se qualquer um pode entender o que você organizou e se as informações estão descritas claramente.

Além disso, lembre-se de disponibilizar senhas de acesso ou permissões necessárias aos sistemas.

Não se esqueça também de enviar um e-mail para seus fornecedores regulares para que eles saibam quem estará no seu lugar enquanto você estiver ausente. 

Também vale configurar uma resposta automática para o seu período de férias, comunicando a sua ausência e enviando o contato do seu substituto.

Além disso, lembre-se de pedir à pessoa que o substituirá que anote o que foi feito enquanto você estava fora e o que ainda precisa ser feito quando você voltar.

Como a Sofit ajuda na sua gestão de frota antes das férias

O que você faz para garantir que a rotina da sua equipe seja produtiva nas suas férias?

Acessar dados sobre a gestão de frotas é fundamental para a organização das férias na gestão de frotas.

Saber o andamento de toda a operação e acessar relatórios em poucos cliques é fundamental para manter a operação em pleno funcionamento, mesmo com a sua ausência.

Neste caso, a Sofit pode ajudar você e os colaboradores que irão assumir as suas demandas.

Através de um dashboard simples e intuitivo, é possível acompanhar tudo o que acontece na operação, desde as manutenções agendadas, checklists de veículos, até dados sobre veículos, controle de pneus e motoristas.

Dessa forma, você pode tirar as suas férias seguro de que a operação vai continuar sem transtornos ou falta de informação.

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