A sua política de frotas prevê desconto em folha de pagamento?

Quando bem estruturada e aprovada pelo RH ou por algum comitê interno, essa cláusula evita contratempos, como custos não previstos com sinistros e multas, por exemplo.

Assim, cabe ao gestor de frotas a missão de analisar a política da frota, para estipular percentuais e detalhar o que será descontado para evitar possíveis processos trabalhistas.

No artigo de hoje, a Sofit mostra como estabelecer o desconto em folha de pagamento na sua política de frotas e como automatizar tudo te ajuda a evitar erros.

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Como funciona o desconto em folha de pagamento para empresas de frota?

Empresas de frota geralmente mantêm veículos registrados em nome da pessoa jurídica, que são utilizados pelos colaboradores para atividades profissionais.

Então, quando ocorrem incidentes como multas ou sinistros, a empresa pode descontar os custos da folha de pagamento dos colaboradores responsáveis.

O processo começa com a notificação do incidente, seguida pela investigação para determinar a responsabilidade do colaborador.

Em seguida, a empresa calcula os custos das multas e reparos, que são somados e descontados da folha de pagamento do colaborador responsável.

Esse sistema de desconto em folha promove responsabilização, incentiva direção cuidadosa, automatiza a recuperação de custos e mantém registros claros e acessíveis.

Quem deve pagar pelo prejuízo?

Em caso de multas, o CTB (Código de Trânsito Brasileiro) prevê que a empresa pode indicar o motorista infrator.

Dessa forma, ele será penalizado com os pontos na carteira conforme o tipo de infração.

Entretanto, essa indicação depende do consentimento do motorista.

Portanto, empresas de transporte podem esbarrar em questões legais que restringem o desconto em folha e a decisão fica por conta do Poder Judiciário.

Além disso, conforme o Artigo 462 da CLT, é vedado qualquer desconto em folha de pagamento, salvo em caso de acordo coletivo.

Por essas razões, essa cláusula deve estar prevista em contrato e nas normas internas da sua empresa de forma detalhada.

Como determinar se o condutor teve culpa ou não?

Determinar a culpa de um colaborador em incidentes de trânsito requer uma abordagem cuidadosa e bem documentada.

Por isso, antes de aplicar o desconto em folha de pagamento avalie alguns critérios:

• Negligência: O colaborador falhou em tomar as precauções adequadas ou em seguir procedimentos padrão?
• Intencionalidade: O ato foi deliberado ou malicioso?
• Imprudência: O colaborador agiu de forma irresponsável ou descuidada?
• Conformidade: O colaborador seguiu todas as normas e regulamentos aplicáveis?

Além disso, é necessário conduzir uma investigação minuciosa do incidente.

Para isso, reúna todas as informações disponíveis, incluindo relatórios de acidentes, testemunhas, registros de câmeras, telemetria e outros dados relevantes.

O objetivo é entender o que aconteceu e por que aconteceu e só então aplicar o desconto em folha de pagamento de maneira justa.

Principais problemas na aplicação do desconto em folha

A legalidade do desconto em folha de pagamento depende da legislação e acordo prévio entre as partes envolvidas.

Por isso, o indicativo do desconto em folha de pagamento no contrato firmado com o motorista é tão importante.

Ainda assim, não é raro que empresas tenham problemas com essas questões.

Os casos de maior recorrência são com aquelas que ainda utilizam um sistema manual de desconto e também com gestores que desconhecem a lei.

Por exemplo:

Conforme a lei, os descontos em folha não podem ultrapassar 30% do salário dos motoristas.

Para esses casos, existe a possibilidade de parcelamento e alguns sistemas de gestão podem automatizar todo esse processo.

Da mesma forma, note que é importante que a sua empresa tenha um total controle sobre o motorista que estava em posse do veículo no momento da infração ou sinistro.

Assim, sistemas de rastreamento com identificação ou um controle de entradas e saídas automatizado garantem as provas necessárias, caso você precise.

Por que é importante garantir o desconto em folha de pagamento na sua política de frotas?

Caso você não indique o motorista infrator, a punibilidade será imposta à empresa, assim como todos os custos, multiplicado pelo número de infrações similares no período de 12 meses.

Dessa forma, além de evitar possíveis impasses trabalhistas, existem algumas razões pelas quais o desconto em folha de pagamento deve estar previsto na política de frotas.

Confira abaixo:

• Porque ele acaba com o sentimento de “impunidade” que os funcionários criam quando recebem uma multa ou se envolvem em um sinistro e a empresa arca com todos os custos;
• Ao perceber que a empresa está descontando do seu salário, o funcionário passa a cuidar mais do veículo e muda o seu comportamento;
• A redução de custos com depreciação, desgaste e consumo de combustível é uma consequência positiva da mudança de postura do condutor.
• Ao mudar o comportamento do condutor a sua vida também passa a correr menos riscos.
• Com a adoção do desconto em folha de pagamento, o nome da empresa não fica exposto por ter maus condutores no trânsito.

7 razões para automatizar o desconto em folha de pagamento

Como observamos, é de extrema importância que todo o processo de verificação e consolidação das informações estejam organizados para evitar erros.

Para isso acontecer, nada melhor do que um sistema que possa fazer tudo de forma automática, sem intervenção humana e sem CTRL+C, CTRL+V em planilhas de Excel.

Além disso, confira outras funcionalidades que um sistema pode garantir no processo do desconto em folha de pagamento dos seus colaboradores:

1.   Redução de erros

Automatizar o processo reduz significativamente a possibilidade de erros humanos na atribuição e cálculo dos débitos.

2.   Mais transparência

Os condutores podem acessar seu histórico de débitos e pagamentos, promovendo uma relação mais transparente e justa entre a empresa e os funcionários.

3.   Melhorar a eficiência do desconto em folha de pagamento

A automação economiza tempo e recursos, permitindo que a equipe de gestão de frotas se concentre em outras tarefas importantes.

4.   Atribuir automaticamente multas e sinistros ao condutor

O sistema pode identificar automaticamente o condutor responsável por uma multa ou sinistro e atribuir o custo a ele. Isso elimina a necessidade de verificação manual e reduz a possibilidade de erros.

5.   Somar os débitos automaticamente

O sistema realiza automaticamente o somatório dos débitos acumulados por cada condutor. Seja por multas, sinistros ou outras infrações, tudo é contabilizado de maneira precisa e rápida.

6.   Facilitar o parcelamento da “dívida” do funcionário

Se o valor dos débitos acumulados for alto, o sistema oferece a opção de parcelamento, facilitando o pagamento por parte do funcionário sem comprometer seu orçamento mensal.

7.   Disponibilizar um histórico de custo detalhado

O sistema mantém um histórico detalhado de todos os custos recuperados da folha de pagamento dos funcionários.

Isso permite que os gestores acompanhem o quanto a empresa recuperou ao longo do tempo e identifiquem padrões ou condutores com frequentes problemas.

A Sofit auxilia no processo do desconto em folha

Empresas que possuem um sistema automatizado para desconto em folha de pagamento geralmente experimentam uma redução de custos significativa.

Além disso, a automatização dos débitos também incentiva o bom comportamento dos seus motoristas e a preservação das suas vidas.

Por isso, com a Sofit você tem todo o suporte e automação necessários para um processo de desconto em folha de pagamento, seguro e organizado.

Conte com a gente caso precise otimizar o seu processo de desconto em folha de pagamento. É só entrar em contato com um dos nossos consultores e tirar as suas dúvidas!