Descubra a importância das faixas refletivas e como usá-las

A faixa refletiva é um importante dispositivo de segurança que melhora a visibilidade dos caminhões nas estradas.

São itens relativamente simples de instalar e que colaboram com a segurança no trânsito, visto que a falta de atenção e de visibilidade estão entre os principais motivos para acidentes nas rodovias, segundo a Polícia Rodoviária Federal.

E embora a utilização esteja estabelecida por lei, o uso das faixas ainda é negligenciado pelos gestores de frota.

Por isso, neste artigo, vamos trazer mais detalhes sobre as faixas refletivas, como usar, funções e o que as cores representam. Vamos lá?

O que são faixas refletivas e para que servem?

Sobretudo para quem dirige à noite, muitas vezes, pode ser muito difícil ver que você está se aproximando de algo no escuro até que seja tarde demais. 

Por isso, a principal razão para implantar faixas refletivas no caminhão é mantê-lo seguro. 

Além disso, cada tipo de faixa refletiva serve para um propósito, como para notificar aos outros motoristas sobre o que o caminhão está carregando ou por que manter distância, por exemplo.

Existem diversas cores de faixas refletivas no mercado, cada uma com seu significado próprio. 

Confira a seguir a função de cada uma delas:

1. Faixas refletivas nas cores vermelho e branco

Essas cores devem ser utilizadas por veículos fabricados ou importados a partir de 1º de julho de 2004, ou por outros mais antigos que tenham sido modificados. 

Além disso, essa categoria de cor deve ser utilizada para veículos com peso total bruto superior a 4.600 kg.

2. Faixas nas cores preto e amarelo

Também para veículos fabricados ou importados a partir de 1º de Julho de 2004, mas com carga superior a 3.500 kg. 

Assim, motoristas que vejam essas cores saberão que o veículo é muito mais pesado, o que exige ainda mais atenção no caso de uma ultrapassagem, já que o veículo passa a ser mais difícil de ser freado.

Como colocar faixas refletivas na carroceria do caminhão?

As faixas refletivas devem ser instaladas devidamente na traseira e laterais dos caminhões. 

Existem regras para inserir esses acessórios nos veículos que precisam ser seguidos para que a faixa de fato traga segurança para a sua frota. 

Confira:

1. Na traseira

As faixas devem ser colocadas na borda de toda a traseira do caminhão, delineando seu contorno e também em seu pára-choque, respeitando a ordem das cores.

Como o lado direito deve ser um espelho do esquerdo, quando as faixas alcançarem o centro, as cores no lado direito deverão ser postas na posição contrária das do lado esquerdo. 

Assim, vistas de qualquer ângulo, as faixas farão a sinalização correta.

2. Nas laterais

Seguindo a mesma lógica da traseira, as faixas devem ser fixadas no contorno do veículo, delineando suas bordas e respeitando espaços de uma faixa para cada dois espaços vazios.

Entretanto, nesse caso não se deve inverter a ordem das faixas, de modo a garantir que seja seguida uma ordem contínua até o fim.

Qual é a multa para o mau uso ou falta das faixas refletivas?

A multa prevista para caminhões não equipados com faixas refletivas está prevista na portaria 1164/2010 do DENATRAN.

A portaria 1164/2014 determina, por exemplo, como a faixa deve ser disposta no caso de haver uma dobradiça ou parafuso.

Também fica disposto na resolução como as faixas devem ser colocadas no caso de um tanque e de transportes especiais. 

Outro ponto determinado pela portaria é o uso das cores e a sequência de uso das faixas.

SAIBA MAIS: Gestão de Multas e Sinistros

A não utilização das faixas de forma correta e de fabricante homologado, representa uma infração de trânsito. 

Em uma fiscalização o veículo poderá ser retido para regularização, além de gerar multa de R$127,69 e registro de 5 pontos no prontuário do responsável. 

Caso não seja resolvida a irregularidade no local, poderá ser recolhido o documento de porte obrigatório CRLV.

O problema das faixas refletivas não homologadas

Outro ponto a ser considerado é que as faixas devem ser devidamente homologadas. 

Ainda que sejam mais caras, as faixas com esse tipo de certificação são indicadas porque refletem a luz da maneira correta. 

Enquanto isso, falsificações podem fazer com que todo o procedimento de segurança seja prejudicado.

Vantagens das faixas refletivas para caminhões da sua frota

Apesar de ser um recurso simples, a otimização da segurança que acessórios como as faixas refletivas podem trazer para os motoristas é inestimável.

Ao usar as faixas refletivas, o caminhão ficará sinalizado, de forma que mesmo que os condutores estejam com sua visibilidade prejudicada, ainda assim conseguirão perceber as dimensões do veículo à sua frente.

Vamos ver um exemplo:

Imagine que um veículo de passeio decida fazer uma ultrapassagem de um caminhão. 

Porém, caso o caminhão não esteja sinalizado com faixas refletivas, o motorista não terá ideia do tamanho, o que faz com que ele se arrisque de maneira desnecessária. 

Dessa forma, as probabilidades de acidentes aumentam quando poderiam ser evitados com a utilização do acessório.

Isso evita acidentes ou ultrapassagens perigosas por outros condutores e também favorece a logística do negócio. 

SAIBA MAIS: Como a telemetria contribui com a segurança da sua frota

E menos acidentes são sinônimos de menos atrasos e menos paradas imprevistas, levando à diminuição dos custos da sua frota.

Então, os caminhões da sua frota já contam com faixas refletivas como dispositivos de segurança?

Ao colocar faixas refletivas nos seus veículos, você fica conforme a legislação, além de manter os seus condutores seguros, contribuindo com a segurança no trânsito.

Como fazer o controle de gastos no setor de frotas?

Gestores de frota estão sempre sob pressão para reduzir custos, dessa forma, o controle de gastos é uma das suas principais atribuições.

Para um gerenciamento eficaz, é fundamental entender todos os fatores que influenciam nos custos de sua frota.

Contudo, controlar um orçamento mantendo um registro organizado de todos os custos da operação é uma das tarefas mais difíceis que um gerente de frota enfrenta.

Além disso, é necessário acessar, cruzar e analisar informações para manter a lucratividade e o retorno sobre o investimento (ROI).

Portanto, neste artigo, vamos compreender como fazer o controle de gastos no setor de frotas de maneira adequada. Continue lendo e descubra!

Quais elementos compõem os gastos da frota?

O gerenciamento de gastos da frota começa com a conclusão de uma análise abrangente de custos de gerenciamento.

Por isso, relacionamos a seguir os principais itens que você precisa considerar:

  • Preço do veículo e juros associados;
  • Custos operacionais;
  • Gastos com combustível;
  • Gastos com manutenção;
  • Custo de inatividade;
  • Custos com motoristas.
  • Serviços terceirizados, etc.

Por que se preocupar em fazer o controle de gastos?

Você já parou para pensar sobre quanto dinheiro é desperdiçado com gastos excessivos e desnecessários na sua operação?

Fazer o controle de gastos da frota é essencial para estabelecer o orçamento da sua empresa, evitar gastos excessivos e analisar a produtividade.

Numa empresa de frota, os custos associados à frota de veículos são os principais incidentes nas despesas totais.

Portanto, você precisa ter visibilidade sobre os custos associados aos veículos de forma rápida e eficaz para poder tomar qualquer decisão que impacte diretamente no seu ROI.

Além disso, é preciso fazer o controle de gastos para entender o histórico da empresa relacionado à lucratividade e por onde o dinheiro está entrando e escoando.

Como fazer controle de gastos de uma frota?

Muitos gerentes não conseguem fazer o controle de gastos da frota de maneira eficaz devido à falta de visibilidade em tempo real. 

Controlar manualmente as despesas e a análise de números não são apenas uma forma equivocada e que consome mais tempo do que deveria, mas também pode resultar em imprecisões e falta de clareza em seu orçamento atual.

Por isso, é fundamental contar com ferramentas precisas para evitar erros ao fazer o controle de gastos de uma frota.

Para isso, você pode contar com planilhas do Excel ou um software para o controle automatizado dos gastos da frota.

Geralmente, o controle de gastos de uma empresa de frota inclui uma série de ações, mas podemos citar as principais:

  • Determinar o Custo Total de Propriedade (TCO);
  • Gerenciar despesas de combustível;
  • Definir um plano de manutenção de frota;
  • Otimizar o estoque de peças;
  • Dimensionar corretamente sua frota;
  • Atenção na utilização de ativos;
  • Desenvolvimento de um plano de substituição de veículos.

Com os custos sob controle, a sua empresa pode ser mais competitiva e você não perde dinheiro nas operações de transporte. 

Programas de planilhas como Excel ou Google planilhas são ferramentas utilizadas diariamente na administração. 

Uma vez que estes já estão à mão, muitas empresas também os utilizam para gerir as frotas das suas empresas.

Como fazer o controle de despesas no Excel?

No Excel, fazer o controle de despesas é uma atividade que exige conhecimento técnico e precisão. Qualquer erro pode resultar em prejuízos para a sua empresa.

Portanto, você deve escolher com cuidado um modelo de planilha de controle de gastos e preencher regularmente, tomando cuidado para evitar erros.

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Numa planilha, todas as operações financeiras de uma companhia estão presentes de forma resumida, a fim de facilitar a consulta.

Essas operações podem incluir a sua receita, incidência de impostos, e – naturalmente – o controle de gastos da frota, com todos os tipos de custos que já mencionamos.

Prós e contras do controle de gastos da frota em planilhas

Como falamos no tópico anterior, fazer o controle de gastos no Excel pode ser um risco, entretanto é preferível ter alguma coisa do que não realizar este controle.

Logo, se a única alternativa ao uso de uma planilha não for rastrear sua frota, então use!

A seguir, relacionamos os prós e contras de realizar o controle de gastos da sua frota em planilhas. Confira:

Prós

  • Existem diversas opções de planilhas de controle de gastos com a frota gratuitas, disponibilizadas online;
  • A entrada de dados é simples;
  • Se você estiver atento aos detalhes, com mão de obra e tempo para dedicar ao gerenciamento e rastreamento de frotas, não terá problemas para dominar o método de planilha;
  • Se você tiver uma compreensão básica do Microsoft Excel, provavelmente descobrirá que inserir seus dados em uma planilha é fácil.

Contras

  • Falta de visão geral dos dados, visto que mesmo com frotas pequenas, o número de dados a serem processados ​​aumenta muito rapidamente;
  • Devido à visão geral de custos inadequada e à declaração de custos inexata, as análises de custos geralmente não são significativas;
  • É demorado. Tanto no Excel quanto no Google Planilhas, todos os dados devem ser inseridos manualmente e, em alguns casos, em locais diferentes;
  • Apesar de simples, a entrada manual é propensa a erros em um grau muito alto.

Como o Sofit ajuda no controle de gastos da sua empresa

Para ter um bom controle do custo da gestão de frotas de veículos, é fundamental investir num software de gestão de frotas que facilite esse trabalho. 

Uma boa ferramenta para controle de gastos deve ser fácil e intuitiva de usar, além de permitir a extração de todos os relatórios que os gestores de frota precisam para tomar as decisões corretas.

O Sofit é exatamente assim. Com a nossa ferramenta você tem uma visão geral e em tempo real de todos os gastos da sua frota, podendo tomar decisões mais assertivas e no tempo correto.

Com relatórios sempre à distância de alguns cliques, facilitamos o controle de gastos e elevamos o seu gerenciamento para outro patamar.

Conheça a ferramenta de gestão de frotas do Sofit e experimente otimizar o controle de gastos da sua frota hoje mesmo. Solicite um teste gratuito e confira.

RPM do Motor: o que é e como controlar?

O RPM do motor está diretamente ligado ao desempenho e vida útil dos veículos da sua frota. Por esse motivo, gestores precisam encontrar uma maneira simples e prática de controlar as rotações.

E embora faça parte da lista de indicadores que gestores e motoristas precisam monitorar, como o velocímetro, kilometragem e indicador de consumo de combustível, o medidor de RPM ainda é pouco explorado.

Neste artigo, discutiremos o que é, como medir e controlar as rotações por minuto de um motor e por que isso é tão importante para a gestão da sua frota. Continue lendo!

O que é RPM do motor?

RPM (Rotações por Minuto) é uma medida usada para descrever a velocidade de um motor, descrevendo a taxa que o virabrequim está girando.

Ou seja, toda vez que o pistão de um veículo conclui o movimento de subida e descida, o virabrequim completa também a sua rotação. 

Assim, podemos dizer que o RPM é uma métrica que mensura quantas rotações este componente faz por minuto.

No painel automotivo, o RPM do motor é composto de números de 0 a 8, e na maioria dos carros você descobre que a partir do número 6 há uma cor vermelha chamada “zona vermelha”. 

Enquanto isso, veículos com transmissão automática são programados para mudar de marcha antes que a rotação do motor atinja essa zona .

Se você ultrapassar essa área, estará colocando o motor em risco. Confira a seguir o que indica cada cor da luz do painel:

  • Luz Verde: indica que a aceleração e rotação estão balanceadas;
  • Luz Amarela: sinal de possível desgaste para o motor, indicando que a rotação não está funcionando corretamente;
  • Luz Vermelha: indica um sério risco de comprometimento do motor, salvo em casos de ultrapassagens ou manobras arriscadas.

Além disso, o RPM pode ser usado para medir a velocidade de motores, turbinas, centrífugas, transportadores e outros equipamentos, sendo amplamente monitorada na indústria.

No setor automotivo, o RPM do motor é fundamental para os motoristas entenderem, por exemplo, quando é a hora certa de realizar a troca de marcha.

Por que é importante medir o RPM do motor?

Acompanhar o indicador de RPM do motor é importante, pois a rapidez com que o motor está girando implica tanto no desempenho quanto para a eficiência dos seus veículos. 

Como regra geral, quanto mais rápido um motor gira, mais energia ele produz até um ponto próximo à velocidade máxima projetada, e, a partir daí, a produção de energia começa a cair.

Portanto, se você quer o máximo desempenho do seu motor, você vai querer saber o quão perto você está dos picos de rotação por minuto.

Além disso, medir o RPM do motor é importante porque:

  • Contribui com a sua rotina de manutenção preventiva;
  • Quando utilizado corretamente, o RPM do motor mantém a caixa de câmbio e o motor protegidos contra superaquecimento e danos;
  • Ajuda a manter a transição suave e fácil de uma velocidade para outra;
  • A transição suave protege o carro de vibração ou parada repentina do motor;
  • O indicador de RPM dá uma ideia sobre o desempenho do motor no carro, ajudando a prolongar sua vida útil.

Da mesma forma, conhecer a velocidade do motor dos veículos da sua frota também vai te ajudar a encontrar o ponto ideal de torque (força que o motor consegue gerar). 

Ao contrário da potência, que geralmente aumenta com a velocidade, a produção de torque não está relacionada ao tempo e geralmente tem um pico mais baixo na faixa de rotação.

Controle o RPM do motor e digitalize sua gestão de frotas com a Sofit!

Como medir RPM de um motor?

Gestores de frota podem utilizar alguns dispositivos para medir o RPM do motor e se certificarem de que tudo está em ordem com o veículo.

As ferramentas mais comuns para realizar essa medição são o tacômetro manual e o multímetro.

Por causa da diferença nas velocidades do motor de um carro para outro, um medidor de RPM foi definido onde cada número no medidor indica 1.000 RPM.

Isso significa que se o medidor apontar para o nº 3, por exemplo, o motor do seu carro gira a 3.000 RPM.

Embora não exista um número de rotações por minuto ideal e universal para veículos, é importante que você conheça a faixa de rotação em que os veículos da sua frota apresentam o melhor rendimento.

Medir o RPM auxilia no controle de combustível?

Com o RPM, você pode ver se a caixa de transmissão e o motor funcionam com eficiência. Assim, quanto menor a taxa de ciclo do motor por minuto, menor o consumo de combustível do motor.

Para manter um bom consumo de combustível, oriente os seus motoristas a manterem a RPM do motor entre 1500 e 2000 ao dirigir em velocidade constante. Isso ajudará você a economizar combustível.

Os motoristas com transmissão manual precisam dominar essa habilidade por si mesmos, e o tacômetro pode ajudar nisso. 

Em carros mais novos com transmissões manuais, um limitador de rotação tende a impedir que o motor entre na linha vermelha, o que elimina possíveis danos, mas cabe ao motorista realizar o controle correto da marcha.

Como controlar o RPM do motor?

Gestores de frota podem contar com dispositivos telemáticos para controlar o RPM do motor dos veículos.

Contar com essa tecnologia é importante, pois a partir do controle do indicador, é possível planejar ações específicas com a finalidade de aumentar a vida útil dos carros ou caminhões e agir de forma preventiva.

SAIBA MAIS: O que é freio motor do caminhão?

Através das informações geradas pela telemetria, você pode orientar os motoristas sempre que detectar, a partir do RPM, um padrão de direção que prejudique o motor do veículo.

Controle o RPM do motor com a Sofit!

Com o sistema de gestão de frotas com telemetria integrado da Sofit, controlar o RPM do motor dos seus veículos é simples e prático.

Você pode acessar essa informação sempre que precisar e acompanhar tudo em tempo real através de um dashboard intuitivo.

Dessa forma, poderá acompanhar a evolução da RPM do motor e tomar decisões baseadas em dados para melhorar a performance da sua frota e aumentar a vida útil dos seus veículos.

Conheça agora mesmo a ferramenta de gestão de frotas da Sofit!

Controle de viagem e despesas para frotas: 10 itens que você precisa checar!

O controle de viagem e despesas é mais uma atribuição do gestor de frotas, que deve acompanhar e cuidar para que o acordo com os motoristas seja cumprido. 

Além disso, é necessário avaliar aspectos que vão desde rotas, até paradas para abastecimento, a fim de reduzir custos e aumentar os lucros.

Por muito tempo, essa atividade era realizada por planilhas, mas a tecnologia já permite um gerenciamento mais efetivo e automatizado.

Dessa forma, neste artigo você confere as melhores dicas para realizar um controle de viagem e despesas mais estratégico e sem erros para a sua frota. Boa leitura!

Índice:

  1. O que é um controle de viagem?
  2. Como fazer o controle de viagem?
  3. Montando um relatório de viagem

O que é um controle de viagem?

O controle de viagem diz respeito à checagem de itens inerentes aos custos de cada rota que um veículo da sua frota faz, como produtos vendidos e fretes faturados.

Dessa forma, além da otimização de rotas, o controle de viagem e despesas também envolve aspectos financeiros e de negócios.

Ou seja:

  • Existe uma receita mínima para justificar uma viagem na sua frota?
  • Qual a margem de lucro média de cada viagem?
  • Qual a política para o adiantamento de despesas do motorista?

Como você pode observar, todos esses tópicos fazem parte do controle de viagem e despesas de uma frota e, como gestor, é o seu papel defini-los antes mesmo de um veículo sair da garagem.

SAIBA MAIS: Como monitorar o uso do veículo da empresa fora do expediente? 

Da mesma forma, negligenciar essas informações pode dificultar o monitoramento e colocar a sua lucratividade em risco.

Como fazer o controle de viagem?

Se a sua empresa utiliza veículos próprios na sua atividade, então você deve compreender os custos associados à cada rota. 

Portanto, é essencial ter previsibilidade para estabelecer um orçamento e manter o controle financeiro. Somente assim é possível analisar a produtividade de cada rota.

A seguir, confira os 10 principais itens para checagem relacionados ao controle de viagem:

1. Planejamento da viagem

Para começar, você deve fazer o agendamento da viagem. Isso significa marcar o dia e horário de saída, definir qual o motorista fará a viagem e a rota que ele irá seguir.

Assim, o planejamento básico de viagem para cada veículo da sua frota incluem o registro de itens como:

  • Nome do motorista;
  • Rota;
  • Dia e horário de saída;
  • Estimativa de duração da viagem;
  • Quilometragem;
  • Estimativa de custos com combustível;
  • Despesas do motorista (alimentação, hospedagem);
  • Demais custos (pedágios, estacionamentos).

SAIBA MAIS: Cartão combustível, qual o melhor para a sua frota?

2. Receitas

Quais são as receitas relacionadas à viagem e quais métricas você precisa compreender para determiná-las?

Caso você tenha um valor a receber, é necessário manter o controle sobre as variáveis que fazem parte de uma viagem, inclusive sobre as burocráticas, relacionadas à carga.

O valor cobrado pela operação varia conforme o tipo de viagem e produtos relacionados. Por isso, é importante analisar essas variáveis para ter uma receita previsível.

3. Adiantamento de dinheiro

Esse é o dinheiro que você dá para o motorista para eventualidades como pedágio, alimentação, estadia, abastecimento, etc. 

Portanto, não deixe de registrar isto também, guarde a data do adiantamento e qual o valor, pois na volta o motorista precisará prestar contas desse dinheiro, mostrando no que foi gasto.

4. Portarias da viagem

No item “Movimentação de Portaria”, é preciso colocar o horário de saída real da viagem – se atrasou ou não conforme o planejado – e qual o hodômetro do veículo nessa saída.

Com esses dados registrados, o Gestor deve gerar um relatório dessa viagem com todas as informações para dar ao motorista.

Então, o veículo foi viajar, chegou no cliente, fez a entrega e retornou à empresa. Confira os próximos passos:

5. Registro de retorno

Agora que o veículo retornou, é preciso registrar sua volta. 

Para isso, basta ir novamente até o planejamento da viagem e registrar a data e o horário real de retorno, e qual o hodômetro do veículo em sua chegada.

A partir daqui você já pode começar a fazer contas com base nos gastos durante a viagem, por exemplo, qual foi o rendimento do veículo e resumo dos gastos desta viagem.

6. Abastecimento de viagem

Registre todos os abastecimentos informando qual foi a data do abastecimento, o hodômetro do veículo nessa ocasião, qual foi a quantidade abastecida, o valor do litro ou valor total, do fornecedor (posto), o cliente, o motorista e a rota realizada. 

Além disso, anote também se o abastecimento foi feito durante a viagem com o dinheiro do adiantamento ou não. 

Se você trabalha com cartões de abastecimento, anote também todos os abastecimentos, mas não considere no acerto do adiantamento de viagem.

Com essas informações de abastecimento, você conseguirá obter os gastos e as receitas com combustível – totais e/ou por quilômetro rodado – e qual foi a média de gasto de combustível – litros utilizados por quilômetros rodados.

7. Demais despesas

Gastos com pedágio, alimentação do motorista e estacionamentos, por exemplo, também fazem parte das despesas com a viagem e devem ser contabilizados.

Você pode controlar as despesas individualmente, indicando o número da nota que comprova cada uma delas e seus motivos – por exemplo: almoço, janta, pedágio, etc. 

Outra maneira de controlar as demais despesas é através do lançamento por meio de um conjunto de despesas: alimentação, pedágios, estacionamentos, abastecimentos, etc. 

8. Acerto de viagem

Para fazer o acerto da viagem, é preciso verificar qual o valor adiantado e subtrair dele o valor total gasto, pago com o adiantamento. 

Se ficar negativo você deve devolver este valor ao motorista e se ficar positivo o motorista deve lhe devolver este valor.

9. Fechamento de viagem

Se está tudo certo no acerto com o motorista, você pode marcar no seu controle de despesas de viagem como “viagem encerrada”.

10. Demonstrativo de viagem

Após finalizar a viagem, para fins de prestação de contas e acompanhamentos, é interessante você criar um demonstrativo com todas as informações da viagem: 

  • Quando saiu e quando retornou;
  • Quanto percorreu;
  • Quanto abasteceu.

Além disso, também é aconselhável ter os cálculos finais: custos e receitas totais, custos e receitas por quilômetro rodado.

Montando um relatório de viagem

Para ter ainda mais informações no seu controle de viagem, você pode criar os relatórios baseados nestes controles, tais como:

  • Resumo de viagem por veículo: com as receitas, despesas, custos com combustível e distância percorrida por cada um deles;
  • Resumo de custos de viagens: mostrando detalhadamente quais foram os motivos dos custos de cada viagem;
  • Controle despesas de viagens mensal: que indica os custos e as receitas totais das viagens do mês, a margem de lucro, a distância percorrida, o lucro total e o número de viagens realizadas nesse período.

Para executar estes processos você pode criar planilhas ou até mesmo encontrar alguns modelos prontos na internet.

Contudo, a Sofit, com o seu software para Gestão de Frota, disponibiliza estes controles e relatórios e ainda diversos outros de forma simples, prática e automatizada.

Dica: Conheça o nosso Guia de Controle de Custos e Receitas da Frota. E se quiser saber, na prática, como a Sofit pode dar mais agilidade e segurança à Gestão de sua Frota, faça um teste gratuito.

Posto de abastecimento próprio: vantagens x desvantagens

Se você tem uma frota com muitos veículos, já deve ter cogitado a viabilidade de ter um posto de abastecimento próprio. 

Afinal, essa estratégia pode otimizar o controle de abastecimento além de facilitar o controle de qualidade do combustível, reduzindo falhas mecânicas e custos com manutenção, por exemplo.

Embora ter posto de combustível próprio possa parecer mais vantajoso que abastecer em postos parceiros, existem prós e contras que você precisa observar antes de tomar a decisão.

Portanto, neste artigo, vamos falar sobre as vantagens e desvantagens de um posto de abastecimento próprio e te ajudar a melhorar o controle de abastecimento. Vamos lá?

Como um posto de abastecimento próprio colabora com a gestão de combustível?

Como gestor de frota, sua prioridade é fazer escolhas que beneficiem sua frota, motoristas e empresas.

Neste sentido, a gestão de abastecimento é uma atividade fundamental para melhorar o desempenho dos veículos e otimizar o consumo de combustível, evitando  manutenções não programadas.

Dessa forma, alguns dos principais benefícios relacionados a um posto de abastecimento próprio estão relacionados à otimização da sua gestão de abastecimento, já que permite uma visão global de toda a operação.

A seguir, relacionamos as vantagens que um posto de abastecimento próprio garante para a sua operação. 

Confira!

Vantagens de ter um posto de abastecimento próprio

Apesar dos custos e burocracias envolvidos que veremos adiante, empresas de frota que podem investir em um posto de abastecimento próprio experimentam uma série de vantagens na operação e controle de combustível.

Dessa forma, as principais vantagens de possuir um posto interno para abastecer a sua frota incluem:

1. Gestão global do controle de abastecimento

Apesar de existirem maneiras efetivas de controlar o abastecimento realizado em postos de terceiros, alguns gestores podem preferir um controle total da cadeia de abastecimento.

Com um posto próprio, gestores podem, por exemplo, acompanhar o histórico de abastecimento diretamente nas bombas, além de serem reportados com mais agilidade sobre problemas relacionados.

Além disso, os relatórios podem ser obtidos com mais agilidade, uma vez que tudo está centralizado.

2. Controle próprio de qualidade

Infelizmente, gestores de frota ainda precisam lidar com o inconveniente de abastecer com combustível adulterado, uma prática comum nos postos brasileiros.

Com um posto de abastecimento próprio, você elimina os intermediários e pode ficar mais tranquilo em relação à qualidade do combustível que a sua frota está consumindo.

É que com um controle total da cadeia de combustível, é possível identificar a origem da gasolina ou diesel e experimentar melhorias no desempenho e aumento da vida útil dos veículos.

3. Mais economia na compra do combustível

A oscilação do preço do combustível nas bombas dos postos é outro problema que os gestores de frota enfrentam.

Conforme dados da ANP (Agência Nacional do Petróleo, Gás e Biocombustível), somente nos primeiros quatro meses de 2022, o diesel teve alta acumulada de 22,6% nos postos, enquanto a gasolina registrou um aumento percentual de 10%. 

Lidar com esses aumentos fica mais fácil quando a sua empresa possui um posto de abastecimento próprio e não tem que lidar com intermediários, comprando direto do distribuidor.

4. Abastecimento mais ágil da frota

Com um posto de abastecimento próprio, você elimina a necessidade de deslocamento até um posto parceiro e garante a disponibilidade de combustível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Isso garante mais produtividade para toda a sua operação, além de agilizar o processo de abastecimento.

E as desvantagens do posto de abastecimento próprio, quais são?

Apesar de oferecer benefícios claros para as frotas, ter um posto de combustível próprio é um privilégio de poucas empresas que podem investir. 

Além disso, antes de ter um posto interno é preciso avaliar o trabalho relacionado a mais uma área de manutenção e toda a burocracia envolvida.

Confira abaixo as principais desvantagens de ter um posto de abastecimento próprio:

1. Alto investimento no setor

O investimento médio para abrir um posto de combustível, seja ele de franquia ou “bandeira branca”, pode variar entre R$600 mil e até R$1,5 milhões.

Esse detalhe pode inviabilizar a opção de ter um posto próprio e fazer com que os gestores busquem outras alternativas para otimizar a gestão de abastecimento.

2. Necessidade de ter licenças específicas

Antes de abrir um posto de abastecimento próprio para a sua frota, você precisa verificar as legislações específicas da sua localidade junto à prefeitura ou governo estadual.

Além disso, abrir um posto envolve licenças obrigatórias que devem ser obtidas e atualizadas com frequência no Conselho Nacional do Meio Ambiente (Conama) e da Agência Nacional do Petróleo (ANP).

Negligenciar qualquer um desses requisitos pode acarretar multas e até suspensão da operação.

3. Manutenção de mais uma área

A manutenção dos componentes de um posto de combustível é trabalhosa e envolve multas altíssimas, caso você não realize da maneira e no tempo adequado.

Além disso, o custo operacional, com colaboradores especializados, também deve ser mensurado.

4. Menos flexibilidade

Caso a sua empresa tenha veículos e sedes em todo o Brasil, um único posto interno para abastecer a sua frota pode não fazer sentido.

Assim, mesmo com um posto próprio, será preciso gerir uma operação mista e isso pode não gerar a economia, controle e praticidade esperados.

Além do posto de combustível próprio: como melhorar a gestão de abastecimento?

Como podemos observar, existem prós e contras relacionados ao posto de abastecimento próprio.

Dessa forma, você deve entender que ter um posto interno ou contar com parceiros é apenas uma opção para melhorar o seu controle de abastecimento.

Por isso, revise o modelo de compra atual, a fim de determinar as melhores opções de economia de combustível.

Além disso, avalie as condições oferecidas pelos postos parceiros e certifique-se de escolher o melhor cartão de combustível para as necessidades de sua frota. 

Seja qual for a opção escolhida, sempre vale a pena revisar regularmente suas opções de compra de combustível para garantir que você continue recebendo o melhor negócio.

Conte com o Sofit para o controle de abastecimento!

É possível otimizar essa questão através de outras ferramentas, como o módulo de controle de abastecimento Sofit.

Com ele, você centraliza e automatiza o controle de custos, podendo controlar fraudes, detectar divergências e controlar os custos nas bombas, sejam em postos próprios ou de parceiros.

Além disso, é possível integrar os principais cartões combustível do mercado, através do Sofit, eliminando a necessidade de conferir os custos em outros painéis.

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Ordem de serviço para frota: veja como otimizar a gestão!

A ordem de serviço é uma ferramenta importante para o controle e o planejamento na gestão da manutenção da sua frota. 

Através dela, os gestores de frota podem ser atualizados sobre as solicitações de serviços para os veículos, permitindo uma análise precisa dos custos operacionais e prazos envolvidos. 

Dessa forma, uma OS completa deve conter informações como: os tipos de serviço, local, data de início e término, mão de obra, valores, entre outras informações.  

Neste artigo, vamos mostrar como utilizar as OSs de maneira estratégica para melhorar os resultados da sua empresa.

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é um documento que consolida as informações sobre um serviço solicitado por um cliente. 

No caso da gestão de frotas, é comum usar a OS para controlar os pedidos referentes à manutenção ou troca de peças de um veículo.

Isso é possível porque na ordem de serviço constam informações técnicas que podem ser acompanhadas e atualizadas ao longo do processo. 

Assim, você terá um fluxo de solicitações e poderá acompanhar todas elas de forma simples e prática.

Como montar uma ordem de serviço?

Para que a OS seja uma ferramenta efetiva no controle da sua frota, é preciso observar que todas as informações devem ser relevantes e de fácil desenvolvimento e compreensão.  

Confira alguns pontos importantes para que a ordem de serviço seja prática, técnica e atenda às principais necessidades para uma gestão eficaz:

1. Informações organizadas e separadas por setor;

2. Conteúdo mais compacto;

3. Todas as instruções e observações descritas corretamente;

4. Documento personalizado com o logotipo da sua empresa.

Como evitar erros na emissão de OS?

Para evitar que ocorram falhas no processo, a emissão da OS deve ser feita com muito cuidado.

Logo, tenha em mente que a pessoa que vai preencher precisa estar atenta para não cometer falhas que possam provocar problemas com clientes. 

Portanto, quanto menor o tempo necessário para emitir a ordem de serviço, maior é o aumento de produtividade da equipe.  

Além disso, uma OS bem feita permite ao gestor conduzir de forma mais adequada a gestão financeira do negócio, controlando a mão de obra e os estoques de materiais. 

Caso surjam problemas com o preenchimento da ordem de serviço, instrua os membros da equipe a relatarem o mais breve possível. 

Isso evita falhas mais graves no processo de gestão da frota.

Utilizando a ordem de serviço na gestão de frota e controle financeiro

Segue um exemplo: digamos que, segundo as especificações de seu modelo, um veículo precise trocar os pneus a cada 60 mil quilômetros rodados.  

No entanto, nas últimas ordens de serviço, constatou-se que as trocas ocorreram a cada 40 mil quilômetros rodados.  

O gestor pode verificar as rotas utilizadas e o peso das cargas para avaliar se não há algum fator que está diminuindo a durabilidade dos pneus

Esses são alguns exemplos de como a utilização da OS pode dar ferramentas para que o gestor de frota tenha total controle sobre as atividades dos veículos. 

Abaixo, confira 5 maneiras de utilizar as ordens de serviço para a otimização do gerenciamento e controle financeiro da sua frota!

1. Calcule o TCO para tomar as melhores decisões de manutenção

Entender o verdadeiro custo total de propriedade (TCO) da sua frota permite medir facilmente os recursos e tomar as melhores decisões para o seu negócio. 

Com base nas OSs é possível calcular o TCO com base nos itens de linha de serviço para ajudar a avaliar os custos de sua frota.  

Dessa forma, você consegue analisar o serviço como parte do custo operacional do seu veículo, o que vai resultar em uma visão completa da lucratividade da sua frota. 

2. Utilize as ordens de serviço para o planejamento de manutenção

Ao planejar e executar a manutenção da frota, você precisa ter um processo de ordem de serviço do veículo bem estruturado para rastrear e gerenciar as tarefas e retirar os veículos da oficina com mais agilidade. 

Em uma ordem de serviço, o gestor deve informar todas as manutenções que devem ser realizadas nos veículos. 

Além disso, é preciso especificar:

  • Dados da Empresa e Cliente;
  • Dados de Entrada e Saída dos Veículos;
  • Detalhes da Ordem de Serviço (Tipos de manutenções necessárias, frequência para cada modelo, etc.);
  • Laudo técnico.

A partir do encerramento da OS, é importante ter ciência de quais serviços da ordem fazem parte do plano de manutenção previamente cadastrado para aquele veículo e registrá-los.

Esse planejamento é importante para que nenhum veículo fique rodando por muito tempo sem ter uma manutenção adequada.  

3. Otimize a manutenção preventiva de rotina

Sem um cronograma adequado, as trocas de pneus, óleo e outras tarefas de manutenção preventiva podem falhar. 

A partir da automação do processo de geração de ordens de serviço, você simplifica a programação de manutenção preventiva, definindo as suas programações com base em intervalos pré-estabelecidos. 

A geração de ordens de OSs com base em programações de manutenção preventiva também fornece uma visão detalhada da produtividade da oficina de manutenção e dos custos totais do serviço.

4. Acompanhe o período de manutenção

Se um veículo está em manutenção, você precisa saber quando ele poderá estar na ativa novamente.  

E é por isso que a ordem de serviço precisa conter informações completas – principalmente sobre a data de início e término de cada um dos serviços previstos. 

Dessa forma, é possível acompanhar o andamento das manutenções e planejar novas atividades conforme a previsão de liberação do veículo.  

Portanto, você tem o controle sobre quais veículos estão em manutenção e quando eles irão voltar, conseguindo planejar e distribuir melhor as atividades da sua frota.

5. Controle a qualidade dos fornecedores da empresa

Saber onde os serviços foram realizados é uma informação crucial para uma gestão de frota eficiente.  

Nesse sentido, a OS é fundamental para avaliar o grau de eficiência dos seus fornecedores.  

Por exemplo, imagine que um fornecedor X demorou mais tempo para fazer o mesmo serviço realizado pelo fornecedor Y. 

Logo após a análise, você já terá um panorama sobre para onde é melhor enviar os veículos da próxima vez que precisar desse serviço. 

Além disso, instruir a equipe a fazer um controle de qualidade dos fornecedores é papel do gestor. 

Lembre-se de que a atividade pode ser um elemento-chave para o sucesso da gestão da frota.  

Muitas vezes, insistimos em continuar com os fornecedores antigos, seja por medo ou insegurança. No entanto, buscar novos parceiros quando os atuais não estão mais proporcionando bons resultados ou oferecendo uma qualidade excelente pode ser determinante para o sucesso da sua frota.

Automatize o gerenciamento da Ordem de Serviço com a Sofit!

Com a evolução da tecnologia, é possível ter acesso a diversas ferramentas capazes de simplificar inúmeros procedimentos de uma empresa e aprimorar resultados. 

A partir do momento que a sua empresa estabelece um modelo para a ordem de serviço, o preenchimento dos documentos futuros torna-se mais fácil.  

Para isso, a organização pode aproveitar as ferramentas disponibilizadas pela tecnologia. 

Um bom exemplo é o software de Gestão de Frotas da Sofit, capaz de proporcionar mais agilidade ao processo. 

Na ferramenta, os requisitos da ordem de serviço são atendidos! Eis algumas vantagens:

  • Redução de custos;
  • Controle de gastos;
  • Maior produtividade;
  • Automatização dos sistemas;
  • Aumento da disponibilidade da frota;
  • Registro das atividades da equipe;
  • Descrição das tarefas que precisam ser feitas pelos colaboradores e otimização do tempo necessário;
  • Previsão e cálculo da quantidade de mão de obra;
  • Simplificação do processo de solução de um problema com um produto ou serviço;
  • Controle dos serviços prestados;
  • Monitoramento do estoque;
  • Comunicação mais efetiva entre os diversos setores da companhia.

Agora que você já sabe que pode contar com a Sofit para otimizar a emissão das suas ordens de serviço, solicite um teste grátis!

Checklist de veículo: como garantir mais controle sobre sua frota

Você aplica um checklist de veículo para eliminar erros e garantir o fluxo correto da sua operação?

Além de facilitar a verificação de componentes dos ativos da sua frota, essa prática auxilia também na conferência de componentes que fazem parte do dia a dia de qualquer gestor de frotas. 

Embora o checklist de veículo seja uma prática tradicional, ela evoluiu. 

Hoje, gestores já contam com o apoio de softwares de gestão integrada e apps, o que proporciona uma visão muito maior sobre o que está acontecendo com seus veículos.

Neste artigo, você vai entender porque é importante utilizar este checklist em seu dia a dia e saber como aplicá-lo hoje mesmo na sua empresa. Acompanhe!

Por que utilizar um checklist de veículo é importante para sua frota?

Um checklist faz parte de uma estratégia ampla de controle de frotas, sendo considerado uma boa prática de gestão.

Através deste recurso é possível acompanhar o andamento dos componentes prioritários dos veículos de uma frota. 

As principais vantagens da aplicação diária de um checklist de veículo incluem:

  • A prevenção de falhas mecânicas;
  • Facilidade no processo de manutenção dos veículos;
  • Garantia de informações diárias e sempre disponíveis para o gestor;
  • Auxílio na organização e controle dos dados;
  • Ajuda na identificação de problemas antes mesmo que aconteçam.

Um checklist diário de veículos é importante também por permitir a manutenção de uma rotina mais organizada. Assim, o gestor passa a possuir todas as informações relevantes sobre seus veículos em suas mãos.

Além disso, você também pode utilizá-lo como um lembrete para itens que podem passar despercebidos antes de liberar um veículo.

Como utilizar um modelo de checklist diário de veículos?

É importante que você identifique primeiro como este checklist será aplicado nos processos da sua empresa. 

Seja para a vistoria de entrada e saída do veículo, acompanhamento de itens, revisão, manutenção ou inspeção de conservação. 

Existem diferentes tipos de checklist que você pode passar a aplicar em sua frota.

A maioria deles são compostos por informações e itens obrigatórios para você preencher antes de liberar um veículo, por exemplo. 

Entre essas informações, podemos encontrar dados como:

  •  Identificação do carro;
  • Unidade da empresa;
  • Características do veículo, etc.

Para começar a utilizar um checklist diário de veículos, é importante que você  faça sua impressão caso o mesmo seja impresso. 

Logo após, repasse para seus funcionários ou, se preferir, preencha-os manualmente você mesmo.

No fim de suas operações, reúna seus checklists. 

Então, junte as informações recolhidas e veja quais medidas precisará tomar para corrigir os problemas identificados.

É válido ressaltar que é importante que os dados sejam preenchidos nos padrões já conhecidos na empresa. Assim é possível aplicar planos de ação realmente efetivos.

O que deve ter no seu checklist de veículo?

Com o tipo de checklist definido, é hora de colocar a conferência diária em prática.

Para que os seus motoristas incorporem o checklist nas suas rotinas é importante que ele não seja longo demais.

Apesar disso, o checklist de veículo ainda deve conter elementos-chave para a sua gestão. 

Portanto, vale fazer testes e conversar com os condutores antes de estabelecer o modelo ideal.

A seguir, relacionamos alguns itens que podem ter no seu checklist de veículo:

1. Itens gerais

São informações que devem conter em qualquer tipo de checklist a fim de facilitar o controle interno:

  • Identificação do responsável pela inspeção;
  • Data da inspeção;
  • Identificação do veículo;
  • Documento do veículo;
  • Quilometragem.

2. Itens diários sobre o estado do veículo

Há uma série de verificações do veículo que cada motorista deve fazer diariamente antes de tirar o veículo da garagem. Elas incluem:

  • Água do radiador;
  • Limpador de para-brisa;
  • Luzes;
  • Carroceria;
  • Pressão dos pneus;
  • Sulco dos pneus;
  • Pastilhas de freio;
  • Luzes do painel;
  • Vidros e faróis;
  • Ruídos;
  • Pneu reserva.

3. Itens de segurança

Os itens de segurança também devem ser checados diariamente, antes do motorista retirar o veículo da  garagem:

  • Cinto de segurança;
  • Extintor de incêndio;
  • Kit de segurança emergencial (macaco, chave, triângulo).

4. Itens de conferência semanal

Outros itens podem ser conferidos semanalmente: 

  • Condição da bateria;
  • Nível do fluido de freio;
  • Nível de óleo.

Como automatizar o checklist de veículo?

Aquela imagem do gestor com uma prancheta e atualizando todos os componentes dos veículos numa planilha já ficou no passado. 

Além de evitar o erro humano e auxiliar na organização e conferência dos dados, a tecnologia facilitou o processo de checklist diário de veículos.

De qualquer lugar e com a utilização de um APP de controle de frotas, por exemplo, é possível criar um checklist colaborativo e conferir item por item.

Outras possibilidades como anexar imagens e personalizar o seu checklist conforme as particularidades da sua empresa também são possíveis graças à tecnologia.

Quais as melhorias para sua frota este checklist pode ajudá-lo a alcançar

Por permitir um retorno prático sobre suas operações, um checklist diário de veículos é essencial para corrigir problemas que passam despercebidos na gestão. 

Dessa forma, a principal melhoria que um checklist proporciona para a sua frota é o controle dos passos que compõem a saúde de seus componentes.

Além disso, o checklist de veículo também auxilia no seu controle fiscal.

É que muitos gestores acabam sendo pegos de surpresa com veículos que rodam com documentação atrasada ou sem componentes obrigatórios, sendo o uso de um checklist diário de veículos essencial para evitar que isso aconteça.

Pronto para ativar o recurso de checklist de veículo na sua frota?

O sucesso de uma gestão de frotas é resultado da exatidão e foco no que realmente importa e aplicar um checklist de veículo pode ser a escolha mais eficiente – e acessível – para isso.

Através dessa conferência, é possível ter mais controle sobre a sua frota por meio de dados que vão auxiliar na otimização de processos como manutenção, além de contribuir com a redução de custos operacionais.

Então, o que acha de baixar agora o checklist de veículo gratuito que fizemos para ajudar você nessa missão diária? Aproveite também e agende uma demonstração do Sofit para Gestão de Frota! 

Gestão de risco para transportadoras: passo a passo!

Gestores de frota acabam descobrindo da pior maneira que adotar medidas de gerenciamento de risco no transporte é a medida mais eficaz para evitar ameaças, danos e outros prejuízos na operação. 

Se você opera uma frota para dar suporte ao seu negócio, ou se a sua frota é seu negócio principal, sabe que a verdade é uma só: cada viagem é uma atividade repleta de riscos. 

No artigo de hoje vamos te dar dicas para colocar ações de gerenciamento de risco no transporte hoje mesmo!

Índice:

  1. O que é gerenciamento de risco no transporte de cargas?
  2. Como funciona o gerenciamento de risco? 
  3. Abordagens utilizadas na Gestão de Riscos no Transporte
  4. Quais são os riscos mais comuns no transporte?
  5. Como mapear os riscos e evitar prejuízos, na prática?
  6. Quais os benefícios do gerenciamento de risco para sua frota?
  7. Conclusão: O Gerenciamento de Risco no Transporte é vital para a sua operação

O que é gerenciamento de risco no transporte de cargas?

O gerenciamento de riscos no transporte consiste num modelo que utiliza estratégias, ferramentas e processos para minimizar ou eliminar os riscos de transporte. 

Isso envolve identificar, analisar e controlar o risco associado à carga no serviço de transporte, mas também pode envolver setores como logística e cadeia de suprimentos. 

O gerenciamento de risco no transporte é importante, pois o impacto de uma perda de carga no ambiente de negócios competitivo de hoje vai além do valor que pode ser recuperado através do seguro.

Alguns exemplos de riscos de transporte são atrasos por falta de mão de obra, perda ou roubo de carga, documentação incorreta, danos à carga e falta de seguro adequado. 

Portanto, é justamente para reduzir esses riscos que as empresas implementam estratégias e procedimentos de gerenciamento de risco de transporte.

Como funciona o gerenciamento de risco? 

A gestão de riscos pode não ser a mesma para todas as empresas. Existem, no entanto, elementos fundamentais que toda organização de transporte deve implementar. 

Algumas recomendações úteis para gerentes de frota que buscam, então, reduzir o risco inerente ao setor de transporte incluem:

  • Desenvolver suporte executivo; 
  • Definir uma liderança para além de responsabilidades organizacionais; 
  • Formalizar as ações de gerenciamento de riscos no transporte usando uma abordagem holística; 
  • Usar essa gestão para rever políticas, processos e padrões existentes; 
  • Identificar os responsáveis e gerenciar os riscos no nível apropriado; 
  • Empregar ferramentas tecnológicas sofisticadas de análise de risco, mas comunicar resultados de forma simples.

Abordagens utilizadas na Gestão de Riscos no Transporte

A abordagem utilizada no gerenciamento de risco no transporte trata-se, então, do método adotado pelo gestor para identificar e reduzir os riscos inerentes ao transporte de cargas.

Não existe um modelo padrão, mas como gestor é sua missão definir qual delas se encaixa com sua operação.

Entre as principais abordagens de gestão de risco no transporte, estão:

1. Modelo do Queijo Suíço

Já falamos sobre este modelo em outro post. Trata-se de uma abordagem que presume a existência de vários erros menores, frequentes e que colaboram para um acidente maior.

2. Pirâmide de Frank Bird

É uma ferramenta que se baseia na análise por indicadores, onde a frequência de um comportamento de risco leva ao incidente.Também já falamos detalhadamente sobre a Pirâmide de Frank Bird em outro post.

Quais são os riscos mais comuns no transporte?

Em geral, os principais riscos inerentes ao transporte de cargas referem-se à ameaça ou probabilidade de perda, responsabilidade, lesão e dano.

Todos eles podem ser evitados ou reduzidos caso sejam implementados procedimentos de segurança adequados. 

Entre os principais riscos relativos ao transporte de carga rodoviário estão:

1. Veículos sem manutenção regular

A falta de manutenção regular talvez seja o fator de risco mais simples de evitar, já que só exige mais organização dos gestores. Dessa forma, optar por um processo automatizado e com a participação dos motoristas pode ser a solução mais viável.

2. Roubo de mercadorias

Quem trafega pelas estradas brasileiras sabe que o risco de roubo de mercadorias é uma realidade. 

Somente em 2021, foram registradas 14.400 ocorrências, o que representa um aumento de 1,7% em relação ao ano anterior, segundo dados da NTC&Logística.

Mas esse é um risco que pode ser amenizado com a contratação de um seguro de carga, além de estudo prévio sobre as rotas mais seguras para os motoristas.

3. Irregularidades fiscais

As irregularidades fiscais podem representar multas e até apreensão da  mercadoria. 

Por esta razão, é necessário cuidar da documentação e estar atualizado sobre as legislações vigentes para o transporte. 

Assim, é importante fazer o básico, como conferir se o veículo segue viagem com os documentos obrigatórios para o transporte de cargas, como no caso do CIOT, CTe e MDFe, por exemplo.

4. Baixa qualidade das rodovias

As condições das estradas representam riscos principalmente para veículos pesados, que estão mais sujeitos a danos e acidentes em rodovias mal cuidadas. Além disso, essa situação também pode contribuir para episódios de estresse entre os motoristas que lidam com o problema.

5. Atrasos na entrega

Os atrasos na entrega impactam diretamente na reputação da sua empresa. Por essa razão, são considerados um fator de risco para o transporte. 

Para evitar, é aconselhável que o cliente consiga acompanhar o trajeto de forma automatizada e que você tenha dados sobre o posicionamento do veículo e status da entrega em tempo real.

6. Baixa Qualificação

Envolve a  falta de habilidade ou de treinamento do colaborador para lidar com as situações. 

A falta de qualificação pode ocasionar danos graves na sua operação, como acidentes decorrentes devido à falta de experiência no volante, danos às mercadorias durante o manuseio e lapsos durante a entrega de documentos. 

Pode ser amenizado com a oferta de treinamentos e reavaliação do processo de contratação, junto ao RH.

7. Segurança da Carga

Roubo de carga e extravios são comuns nas estradas brasileiras, sobretudo em estados com altos índices de criminalidade. 

Os prejuízos para a sua frota são seríssimos! 

Por isso, é prudente adotar medidas para inibir a ação de criminosos, como instalação de sensores, ferramentas de rastreamento dos veículos, além de seguros para a sua carga.

8. Acidentes de trânsito

Os seus colaboradores seguem os padrões de segurança estabelecidos, ou nem mesmo existe um padrão na sua empresa? 

Os riscos ligados a comportamentos negligentes por parte dos colaboradores podem levar a acidentes graves, comprometendo não só a sua carga, mas a integridade dos seus colaboradores.

Como mapear os riscos e evitar prejuízos, na prática?

Você deve estar se perguntando: “ok, mas como eu posso mapear e corrigir estes erros, na prática?”

O gerenciamento de risco no transporte é um processo contínuo que deve estar sempre ativo na sua operação.  Dito isso, conheça as principais ações que podem ser realizadas dentro de uma estratégia de gestão de riscos:

1. Revise as documentações

Quantas multas ou apreensões poderiam ser evitadas com uma simples revisão de documentos antes das viagens? Uma prática padrão para identificar riscos é revisar documentos relacionados aos veículos da frota para verificar se está tudo em dia. 

2. DDS na gestão de frotas

Uma simples conversa diária, antes do expediente, pode ajudar a evitar comportamentos de risco entre os motoristas. Por isso, considere adotar o Diálogo Diário de Segurança (DDS) com os seus condutores.

3. Utilize um Sistema de Gestão de Frotas

Vale sempre lembrar: um sistema de gestão de frotas permite um amplo controle sobre a sua operação em tempo real, além da análise de dados e alertas, no caso da troca de pneus e manutenções agendadas.

4. Organizar seguros sob medida para suas cargas

Para qualquer contrato firmado entre uma operadora de transporte e seu cliente, você deve entrar em contato com a seguradora para providenciar soluções de cobertura sob medida para a carga em questão.

Quais os benefícios do gerenciamento de risco para sua frota?

Embora o gerenciamento de riscos não possa eliminar todos os riscos de transporte, pode reduzi-los significativamente, o que gera impactos positivos para toda a operação.

Dessa forma, quando você minimiza os riscos de transporte, é provável que sua carga chegue ao destino com segurança, eficiência e pontualidade, melhorando a percepção do cliente.

Para os veículos, implementar uma gestão de risco no transporte garante melhores condições de circulação e aumenta a vida útil, eliminando gastos desnecessários com manutenção.

Enquanto isso, os motoristas são diretamente impactados pela gestão de risco, visto que todas as decisões tomadas auxiliam no bem-estar durante a jornada de trabalho.

Conclusão: O Gerenciamento de Risco no Transporte é vital para a sua operação

Como vimos neste artigo, o gerenciamento de risco deve ser uma política implementada na sua operação de forma recorrente e ele deve ser baseado em dados. 

Com dados precisos, confiáveis ​​e abrangentes, você obtém uma visão clara das vulnerabilidades de toda rede de transporte. 

Sem isso, você terá uma gestão apenas reativa. 

Os dados permitem que você seja proativo para minimizar o impacto dos riscos ou evitá-los completamente. 

Assim, definir uma abordagem que envolva todos os colaboradores é o ponto de partida. 

Mas, como gestor, é sua função cuidar das atividades que envolvem o gerenciamento de riscos e definir as ferramentas necessárias para o gerenciamento.

Gostou das nossas dicas sobre gerenciamento de risco no transporte? Conheça a solução da Sofit que incorpora a telemetria e oferece aos gestores de frota uma visão ampla e precisa de toda a operação!

Como monitorar o uso do veículo da empresa fora do expediente com tecnologia

Utilizar o veículo da empresa para fins pessoais fora do horário de trabalho, ainda é uma prática comum realizada por alguns condutores.

Embora possa existir consentimento e até flexibilização por parte dos gestores de frota, monitorar o uso de cada veículo da empresa fora do expediente é o ideal. Dessa forma, você evita prejuízos e tem informações precisas sobre cada veículo da sua frota.

Mas, o monitoramento da utilização dos veículos da sua empresa para fins pessoais deve ir muito além do controle de portaria.

E é sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. Acompanhe!

Por que os condutores não podem utilizar os veículos da empresa para fins pessoais?

A principal razão pela qual os seus condutores não devem utilizar o veículo da empresa para fins pessoais e/ou recreativos fora do horário de expediente é que isso pode ser razão para uma demissão por justa causa.

Conforme Artigo 482, do Decreto Lei nº 5.452, a prática pode configurar como mau procedimento e ocasionar o desligamento do colaborador.

Sem o monitoramento logístico que acontece durante o expediente, condutores tendem a ter atitudes que aumentam os custos operacionais.

Além disso, a sua empresa pode ter que arcar com o pagamento de multas e ter o seu nome envolvido em casos de acidentes mais graves.

Como adotar regras para a utilização dos veículos da empresa?

É dever do gestor de frotas estabelecer regras para a utilização dos veículos da empresa assim como definir como será o monitoramento.

Quando não há uma regra clara sobre o horário permitido para uso dos veículos e os motoristas não são orientados, fica mais complicado argumentar e controlar a operação.

Então, como adotar regras para a utilização dos veículos da empresa?

Isso vai depender de como a sua empresa funciona. Em geral, você não deve permitir o uso pessoal não controlado de carros da empresa e outros veículos. 

No entanto, permitir um uso mínimo manterá os funcionários mais felizes, principalmente se eles tiverem que estacionar o veículo em casa.

Assim, pode ser que não seja aconselhável permitir o uso pessoal sob nenhuma hipótese, como no caso de veículos de transporte de cargas ou padronizados.

Mas, vamos imaginar que um dos seus funcionários precisa se deslocar para uma capacitação.

Neste tipo de situação, pode ser mais razoável ter uma regra para o uso pessoal dos veículos da sua frota.

Aqui estão algumas coisas que você pode considerar antes de estabelecer uma política de uso dos veículos da frota:

  • Atribua veículos apenas a pessoas que precisam deles permanentemente, como entregadores. Outros colaboradores podem precisar de veículos ocasionalmente, então, é mais prudente deixar alguns disponíveis para casos específicos;
  • Somente os colaboradores podem conduzir os veículos corporativos e eles devem ser responsabilizados caso um parente ou conhecido utilize;
  • Não é aconselhável permitir que ninguém que não seja funcionário viaje nos bancos de passageiro;
  • Se o funcionário estiver dirigindo o carro para fins pessoais, ele pode não estar coberto pelo seguro. Por isso, o ideal é verificar com a sua equipe jurídica e deixar tudo claro para o condutor;
  • É fundamental monitorar o uso pessoal de veículos para aplicar quaisquer políticas e garantir que os funcionários paguem, por exemplo, pelo combustível que usarem.

Por incrível que pareça, muitas frotas, grandes ou pequenas, não possuem uma política de uso pessoal de veículos próprios. 

E a falta de políticas e procedimentos podem trazer sérios prejuízos para a sua organização, como veremos a seguir.

Quais os prejuízos causados pelo uso do veículo da empresa fora do horário de expediente?

A utilização dos veículos da empresa sem monitoramento e nem uma política para uso pessoal podem trazer uma série de prejuízos para a sua organização.

A seguir, relacionamos os principais:

1. Alto consumo de combustível

O custo com combustível é um dos mais altos da gestão de frotas. E quando os veículos são utilizados fora do expediente, esses valores podem ser ainda maiores.

Mesmo com uma política de uso dos veículos para fins pessoais, o consumo de combustível ainda pode ser um problema, visto que não há como saber se o motorista está adotando práticas de direção econômica, por exemplo.

É por essa razão que monitorar os veículos da sua frota é fundamental, especialmente em casos de uso pessoal.

2. Risco de acidentes e roubos

Quando um funcionário utiliza o veículo da empresa fora do expediente, não há como saber se ele vai dirigir em áreas perigosas. 

Portanto, ele pode estar mais sujeito a roubos e você terá que lidar com a situação e, provavelmente, arcar com os custos, caso o seguro não cubra.

De forma semelhante, algumas apólices cobrem sinistros ocorridos apenas em horário de expediente e pode ficar complicado garantir a cobertura para o caso de uso pessoal.

3. Danos para a reputação da empresa

Como já mencionamos, veículos corporativos costumam ser plotados. Essa é uma forma de reforçar o branding da sua marca e padronizar a operação. 

Entretanto, as consequências do mau uso de um veículo adesivado para a sua marca podem ser enormes. 

É o caso de um motorista utilizar o veículo fora do horário de expediente alcoolizado, por exemplo: o veículo da sua empresa pode ser fotografado e você terá que lidar com uma gestão de crise.

Agora considere um acidente mais grave envolvendo o excesso de velocidade. O nome da sua empresa pode ficar manchado por muito tempo, visto que as pessoas lembrarão da sua marca.

4. Aumento do custo com manutenção

Se você não monitora a utilização dos veículos fora do horário do expediente, então, não terá como mensurar o impacto dessa prática para os seus custos com manutenção.

Ou seja, será que os pneus não poderiam durar mais? Ou será que aquele problema na suspensão não ocorreu devido ao mau uso do veículo em vias que não faziam parte do seu planejamento de rotas?

Não há como saber. 

Portanto, a sua empresa não pode contar apenas com a boa índole dos condutores

É necessário manter o controle através de uma política de uso e sistema de monitoramento mais avançado, como a telemetria, por exemplo.

A Sofit garante o monitoramento dos seus veículos corporativos

Como podemos observar, o monitoramento do veículo da empresa é fundamental para garantir que eles não sejam utilizados fora do expediente.

Neste sentido, apenas o controle de portaria, com registro de data/hora e hodômetro de entrada e saída não é o suficiente. 

Através do sistema Sofit, a sua empresa vai poder checar se os veículos estão sendo utilizados para fins pessoais por meio da oferta de dados como:

  • Análise de rota;
  • Visualização do veículo em tempo real;
  • Controle de jornada dos motoristas;
  • Gerenciamento de áreas de atuação;
  • Endereço e data de cada localização.

Para contar com o sistema da Sofit com telemetria integrada e monitorar cada veículo da empresa, solicite um teste grátis agora mesmo!

Importância do seguro de responsabilidade civil ambiental para sua frota

Temas como sustentabilidade e meio ambiente devem pautar ainda mais a gestão de frotas nos próximos anos e o seguro de responsabilidade civil ambiental tem muito a ver com isso.

É que o risco ambiental é algo bastante presente no setor de transporte de cargas, sobretudo para transportadoras de cargas perigosas, e mesmo tomando todos os cuidados, é importante estar seguro.

Entretanto, além de nem todas as seguradoras disponibilizarem este tipo de cobertura, os gestores de frota ainda têm muitas dúvidas sobre o seguro de responsabilidade civil ambiental.

Portanto, neste artigo, reunimos as principais informações que você precisa saber para manter a sua frota resguardada no caso de acidentes ambientais e evitar o pagamento de altas indenizações.

Continue lendo para saber mais!

O que é o seguro de Responsabilidade Civil Ambiental?

O seguro de responsabilidade civil ambiental ou RC ambiental é uma apólice que garante o ressarcimento da sua empresa em casos de danos ao meio ambiente provocados pelo segurado.

No contexto das empresas de transporte, isso significa que, caso qualquer matéria-prima transportada cause algum dano ao meio ambiente, a sua empresa estará segurada nos limites contratados.

Essa é uma forma de reduzir danos em caso de vazamentos, poluição e contaminações químicas, por exemplo.

Hoje, a legislação brasileira prevê punição para empresas, mesmo que não haja intenção de causar danos ao meio ambiente ou no caso de transportes terceirizados.

Dessa forma, o RC ambiental garante cobertura nesses casos, além de reparação do meio ambiente.

Quais são os principais riscos ambientais?

Os riscos ambientais relacionados ao transporte são divididos em três categorias principais: biológicos, químicos e físicos. Todos acarretando danos para a saúde dos colaboradores, meio ambiente ou sociedade.

Confira abaixo exemplos de riscos envolvendo cada um desses agentes:

1. Riscos biológicos

O risco biológico envolve a contaminação por vírus, bactérias e protozoários.

2. Riscos químicos

Fazem parte do grupo de riscos químicos o vazamento de gases e vapores poluentes, poeiras tóxicas e tudo o que possa ser absorvido pelo nosso corpo.

3. Riscos físicos

Envolvem danos por ruídos elevados, vibrações, altas temperaturas e pressões além do comum.

A seguir, veja como funciona o RC Ambiental:

Como funciona o seguro de RC Ambiental?

Seguindo a mesma lógica de outras categorias de seguro, o seguro de responsabilidade civil ambiental funciona a partir do pagamento de uma cota para uma seguradora.

Essa, por sua vez, garante cobertura de até 100% em casos de sinistros que impactam diretamente a natureza ou a sociedade, segundo a Lei Federal nº 6938/81 – Artigo 14, § 1º:

“Sem obstar a aplicação das penalidades previstas neste artigo, é o poluidor obrigado, independentemente da existência de culpa, a indenizar ou reparar os danos causados ao meio ambiente e a terceiros, afetados por sua atividade. O Ministério Público da União e dos Estados terá legitimidade para propor ação de responsabilidade civil e criminal, por danos causados ao meio ambiente.”

Dessa forma, antes de contratar esse seguro, sua empresa precisa conferir se a apólice cobre apenas instalações físicas ou também ocorrências em transporte.

Feito isso, ainda será necessário cumprir alguns requisitos antes de contratar. Confira quais são eles a seguir:

  • Licença Ambiental;
  • Documento de vistoria do Corpo de Bombeiros;
  • Demais documentos solicitados pela seguradora.

Logo após, com a documentação em dia, a seguradora avalia os riscos em potencial que a sua empresa pode causar para definir quais deles farão parte da apólice.

Qual a diferença entre o seguro de responsabilidade civil ambiental e seguro de carga?

Enquanto o seguro de responsabilidade civil ambiental cobre os danos ao meio ambiente e despesas associadas, o seguro de cargas garante a cobertura apenas sobre o item transportado.

Ou seja, com o seguro de cargas a sua empresa terá garantia de ressarcimento caso o acidente com a carga esteja relacionado na lista de sinistros do seguro.

Já o seguro de responsabilidade ambiental não vai reparar o dano causado à sua carga, mas, por sua vez, cobre a consequência do sinistro ocorrido com a carga.

Qual a cobertura do seguro?

O seguro de responsabilidade civil ambiental cobre uma série de situações em que as transportadoras de cargas perigosas estão sujeitas, como, por exemplo:

  • Casos de rompimentos de barragem;
  • Vazamento de gases;
  • Destinação incorreta de resíduos.

Com a apólice, você garante cobertura em situações como:

  • Investigação sobre o acidente;
  • Limpeza da área;
  • Remoção de resíduos;
  • Tratamento biológico;
  • Reparação de danos materiais e jurídicos;
  • Atendimentos emergenciais;
  • Despesas para evitar outros riscos do gênero;
  • Custos com advogados e etc.

A cobertura do RC ambiental geralmente, não cobre:

  • Atos ilícitos diversos, como roubos e contrabando;
  • Incidentes com materiais radioativos;
  • Mau acondicionamento da carga;
  • Medidas sanitárias.

Quais são as vantagens de contratar o seguro para sua frota?

Adotar um seguro de responsabilidade civil ambiental é uma maneira inteligente de se precaver diante de acidentes ambientais.

Em geral, esses tipos de ocorrências envolvem uma ampla mobilização para reparação de danos e muito dinheiro também.

Mas a economia não é a única vantagem de contratar um seguro desta categoria para a sua frota. Confira outros benefícios:

  • Redução os custos com acidentes;
  • Adequação referente à legislação ambiental vigente, como o Proconve;
  • Otimização da prevenção de riscos;
  • Garantia de lucros cessantes.

Embora o seguro ofereça garantias para a sua empresa, vale lembrar que não se trata de uma “licença para poluir”. 

Ou seja, ainda é preciso adotar ações para evitar situações de risco ao meio ambiente.

Que tipo de seguradora faz seguro ambiental?

A oferta do seguro ambiental ainda não é tão ampla no Brasil. 

Mas, gradualmente, as empresas estão notando a importância desse tipo de cobertura.

Assim, a Granto Seguros, parceira da Sofit, é uma opção para você contratar um seguro de responsabilidade civil ambiental.

A contratação é rápida e sem burocracia, e além de cobertura no caso de sinistros, a sua empresa também terá o suporte de uma equipe especializada, responsável pela destinação dos resíduos, limpeza e outros procedimentos padrão.

Para saber mais sobre o seguro de responsabilidade civil para frota da Granto Seguros, acesse o site da seguradora agora mesmo!

Como as novas regras de trânsito de 2022 impactam sua frota

As novas regras de trânsito do Brasil obrigam os gestores de frota a reverem suas políticas e alinharem com o setor jurídico, para a sua gestão de multas, em 2022.

Em vigor desde abril deste ano, as mudanças no CTB(Código de Trânsito Brasileiro) previstas na Lei nº 14.229/2021 já estão impactando as frotas, principalmente aquelas que fazem o transporte rodoviário de cargas.

Dessa forma, é importante que gestores e principalmente os condutores entendam a mecânica das novas leis e saibam o que, de fato, mudou.

Para isso, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre as novas regras de trânsito e explicamos como as alterações impactam na sua frota. Continue lendo!

Quais são as novas regras de trânsito do CTB?

As principais alterações em vigor da Lei nº 14.229/2021 do CTB tratam sobre multas por excesso de peso, punições para pessoa jurídica, além de alterações no processo de cassação e suspensão da Carteira Nacional de Habilitação (CNH).

Então, se você trabalha com gestão de frotas, deve rever as instruções transmitidas para motoristas, além de alinhar tudo com a sua equipe jurídica.

Apesar de as alterações serem aplicadas de forma gradual, valendo de forma integral somente em janeiro de 2023, quem trabalha com transporte de cargas precisa se preparar e adequar a sua frota às normas que já estão em vigor.

Por isso, confira em detalhes do que tratam os novos pontos das novas regras de trânsito:

1. Aplicação das multas por excesso de peso

Segundo as novas regras de trânsito, a aplicação de multa por excesso de peso também foi flexibilizada. 

Conforme a alteração do artigo 99 do CTB, a tolerância passa a ser de 5%. Para veículos movidos a biodiesel, a margem é de 7,5%.

Confira o que diz a nova regra:

“Somente poderá haver autuação, por ocasião da pesagem do veículo, quando o veículo ou a combinação de veículos ultrapassar os limites de peso fixados, acrescidos da respectiva tolerância.”

Ou seja, a cobrança não é mais por eixo como era antes. Agora, a multa só é cobrada caso o peso bruto do veículo ultrapassar o limite permitido.

Isso acaba evitando que condutores sejam punidos devido à má distribuição da carga, por exemplo.

Todavia, a lei obriga os fabricantes a fixarem na estrutura do veículo e no Renavam (Registro Nacional de Veículos Automotores), a informação sobre o limite técnico de peso por eixo, segundo as normas do Conselho Nacional de Trânsito (Contran).

Confira outros pontos importantes sobre as multas por excesso de peso:

  • A punição por excesso de peso configura infração média, com multa de R$ 130,16 mais o valor do sobrepeso;
  • Veículos com capacidade de carga a partir de 50 toneladas ficam isentos de fiscalização, desde que respeitem a tolerância de 5%;
  • A nova regra abre exceção para áreas rurais e sem pavimentação.

2. Multa fixa para pessoa jurídica

A multa fixa por pessoa jurídica pode representar uma mudança positiva para as empresas de transporte.

Isso porque houve uma alteração no fator multiplicador na Lei n.º 9.503, de 23 de setembro de 1997 (Código de Trânsito Brasileiro), que passou a vigorar com as seguintes alterações:

“Se o infrator não tiver sido identificado, e o veículo for de propriedade de pessoa jurídica, será lavrada nova multa ao proprietário do veículo, mantida a originada pela infração, cujo valor será igual a duas vezes o da multa originária, garantidos o direito de defesa prévia e de interposição de recursos na forma estabelecida pelo Contran.”

Antes de a nova lei ser aplicada, quando o condutor autuado não era identificado, o valor da multa era multiplicado pelas vezes que a mesma infração tinha sido cometida nos últimos 12 meses.

Vale lembrar que a identificação do condutor do veículo quando o proprietário é pessoa jurídica continua sendo obrigatória.

VEJA TAMBÉM: Como controlar multas por excesso de velocidade na sua frota

TELEMETRIA VEICULAR: O QUE É E VANTAGENS NA GESTÃO DE FROTA

3. Efeito suspensivo obrigatório

Segundo as novas regras de trânsito, em vigor desde abril de 2022, durante os processos de suspensão ou cassação, condutores não podem mais ser impedidos de renovar ou terem a sua Carteira Nacional de Habilitação bloqueada.

Como penalidade, a suspensão já existia antes da alteração. Mas, agora, o motorista não pode mais ser penalizado enquanto o processo ainda estiver em andamento.

Veja o que diz o novo texto:

“Caso a defesa prévia seja indeferida ou não seja apresentada no prazo estabelecido, será aplicada a penalidade e expedida notificação ao proprietário do veículo ou ao infrator, por remessa postal ou por qualquer outro meio tecnológico hábil que assegure a ciência da imposição da penalidade.”

Essa alteração garante o processo de defesa do motorista, que não pode ser punido até a conclusão do processo.

Nova Carteira Nacional de Habilitação (CNH): o que diz a lei?

Segundo a Resolução n.º 886 do Conselho Nacional de Trânsito (CONTRAN), as regras para produção e expedição da Carteira Nacional de Habilitação também foram alteradas.

Agora, ela passa a ter tradução em três idiomas, podendo haver substituição após renovação ou na emissão da segunda via.

Além disso, os órgãos fiscalizadores também poderão encontrar informações que vão permitir saber se a CNH é definitiva ou não, o tipo e se o condutor exerce alguma atividade remunerada ou tem restrições médicas.

Confira outros pontos importantes a respeito do que diz as novas regras de trânsito sobre a nova CNH:

  • Motoristas não vão precisar solicitar a troca imediata do documento para o novo modelo;
  • Os modelos atuais permanecem com a mesma data de validade, sendo aceitos normalmente;
  • A nova CNH poderá ser emitida digitalmente (CNHe) ou no formato físico, que conta com elementos gráficos para evitar fraudes.

SAIBA MAIS: O que acontece quando o motorista atinge o limite de pontos da CNH

Como a Sofit auxilia sua gestão de frotas nas novas regras de trânsito?

Contar com tecnologia para consultar dados e gerir multas é fundamental para gestores que precisam lidar com atualizações constantes nas legislações de trânsito.

Com a Sofit, você consegue fazer isso e muito mais.

Através do nosso sistema, você pode atuar de forma preventiva, monitorando o comportamento dos condutores ao volante e corrigindo comportamentos de risco de maneira mais assertiva.

Além disso, a nossa solução garante automatização completa da sua operação, o que significa mais praticidade, menos erros, e, consequentemente, mais economia. 

Enfrente os desafios das novas regras de trânsito com a Sofit e garanta mais performance para a sua frota. Fale agora mesmo com o nosso time comercial e solicite um teste grátis!

O manual da política de frotas em 7 dicas + modelo grátis

A política de frotas é um documento geral que serve para definir como a frota será utilizada e manejada na empresa. Isso ajuda a evitar a indisponibilidade de veículos, além de aumentar a segurança e melhorar a gestão na totalidade.

No entanto, só porque sua empresa implementa uma política de frota por escrito não significa que os motoristas seguirão. Para isso ser possível, o processo de elaboração desse documento deve ser feito da maneira adequada, evitando os principais erros envolvidos nesse processo. 

Portanto, veja a seguir 7 dicas para montar essa política do jeito certo e baixe gratuitamente o nosso modelo!

Por que investir numa política de frotas?

Ter um documento definitivo que orienta sobre como a sua frota deve ser gerenciada é a principal finalidade de possuir uma política de frotas. 

Este contrato serve para qualquer tipo de frota, abrangendo situações como:

  • Processo de recrutamento de condutores;
  • Procedimentos para gerenciamento de acidentes e riscos;
  • Orientações para abastecimento;
  • Consequências no caso de infrações;
  • Manutenção preventiva necessária;
  • Procedimentos de reparo;
  • Regras sobre o uso pessoal dos veículos;
  • Questões ambientais, incluindo restrições de emissões;
  • Requisitos de segurança (uso de cinto de segurança e telefone celular, etc.);
  • Responsabilidades do empregador.

Mas, por que investir em uma política de  frotas é tão importante?

Uma política de frotas bem estruturada irá evitar ruídos de comunicação e colocar todos que fazem parte da operação na mesma página.

Assim, você não terá que parar para pensar e tomar uma nova decisão toda vez que um fato novo acontece. 

Pelo contrário: as decisões da gestão terão embasamento na política da frota, o que tornará o gerenciamento mais transparente e ágil.

A seguir, reunimos 7 dicas para você conduzir a polícia de frotas na sua empresa:

1. Considere os pilares da gestão de frotas

Uma boa maneira de ter um direcionamento melhor na hora de desenvolver uma política de frotas é pensar nos pilares da gestão.

Quais pontos-chave do gerenciamento da frota você deve abordar no documento?

Como política e gestão de frotas se relacionam diretamente, é importante considerar setores macro e discorrer sobre os temas que fazem parte deles.

Assim, você poderia definir, por exemplo, que controle, operação e monitoramento são os pilares da sua gestão.

Dessa forma, estabeleça as expectativas e regras para evitar confusão:

Controle

É necessário pensar em questões como consumo de combustível, tempo de operação e intervalo entre as manutenções, por exemplo.

Operação

Pense sobre como deve ser feito o uso de cada veículo por parte dos funcionários autorizados. Isso evita desvio de funções e prejuízos para a operação.

Monitoramento

Reúna todos os procedimentos relacionados com a utilização de mecanismos de rastreamento e softwares específicos para frotas.

2. Invista na transparência e no uso de regras claras

Um dos erros mais comuns na elaboração da política de frota é utilizar informações muito complexas, pouco claras ou em apenas uma plataforma. 

Em vez disso, o ideal é investir para que o documento seja transparente e direto quanto aos seus objetivos.

O próximo passo é comunicar a política de forma transparente. Para isso,  é possível dispor de diversos canais em seu favor, como cópias impressas em locais estratégicos da empresa; guia de referência para pesquisa rápida sempre que necessário; e vídeos que geram mais impacto no entendimento por parte dos funcionários.

3. Elabore a política de maneira colaborativa

Considerando que os veículos serão utilizados pelos funcionários, vale a pena contar com a participação dos colaboradores em sua elaboração. 

Se esse documento for elaborado de maneira colaborativa, há mais chances de ele ser seguido à risca e de ser altamente relevante para a atuação do negócio.

Definidas as bases dessa política, vale a pena convocar os funcionários ligados à frota para acrescentar ou modificar pontos relevantes.

Além disso, você também deve consultar departamentos internos como RH e Finanças para criar as diretrizes para a política de frota. 

Esses departamentos podem ter sugestões úteis e setorizadas, relacionadas ao uso do telefone celular, violações de trânsito e diretrizes de segurança, por exemplo.

Isso permitirá ter mais consistência na linguagem da política de frota, pois os especialistas no assunto podem afetar as diretrizes que se aplicam especificamente ao seu cargo ou departamento.

4. Realize a divulgação adequada da política de frotas

Não importa quão boas sejam as políticas e procedimentos de sua frota: eles não serão eficazes a menos que você consiga implementá-los adequadamente.

Para isso ser possível, é fundamental garantir o máximo de divulgação sobre o documento.

Portanto, decida sobre o melhor método para distribuir a política de frota:

  • Será impressa? 
  • Estará disponível na rede interna da sua empresa? 
  • Os condutores irão receber em PDF por e-mail? 

Além disso, também é importante trabalhar com os chefes de departamento para desenvolver uma maneira de reconhecer que os funcionários receberam, leram e assimilaram a política. 

Isso pode significar incluir um formulário para eles assinarem e devolverem ao seu supervisor.

TELEMETRIA VEICULAR: O QUE É E VANTAGENS NA GESTÃO DE FROTA

5. Atualize a política constantemente

Uma vez que essa política é elaborada, é importante ter em mente que ela não é um documento definitivo. Isso significa que não é porque a política é considerada adequada hoje que ela vai sempre permanecer relevante.

Novas necessidades podem surgir a qualquer momento. Por isso, é fundamental atualizar essa política de maneira constante. Se o tamanho ou a utilização da frota mudar, por exemplo, essas transformações devem ser refletidas em atualizações da política.

Depois de realizar as mudanças, não se esqueça de garantir novamente a comunicação para que todos fiquem cientes.

6. Defina métricas relacionadas à operação de frota

As métricas podem ajudar você a comprovar que a política de frotas é uma aliada e não mais um amontoado de regras que engessam a operação.

É por isso que definir indicadores relacionados com a operação é tão importante. 

Com métricas alinhadas ao objetivo da operação, os condutores terão mais facilidade para bater as metas e compreender como os seus esforços impactam nos resultados gerais.

7. Crie metas e planeje bonificações aos motoristas

Outro ponto importante para a sua política de frotas é definir metas e planejar um sistema de bonificações para os condutores com melhor desempenho.

Para isso, primeiro é importante que o processo de comunicação seja eficiente. Afinal, para bater as metas, todos precisam estar cientes sobre a sua política de frotas.

Em seguida, estabeleça metas, prazos e bonificações para os motoristas mais engajados. 

Tudo isso, aliado com as outras ações descritas neste artigo ajudarão você a implementar uma polícia de frota funcional.

Coloque a sua política de frota em prática!

Ao colocar essas dicas em prática é possível montar uma política de frotas relevante, clara e capaz de ajudar a gestão a se tornar mais adequada.

Esse procedimento não traz apenas estrutura para a forma como você gerencia sua frota e trata seus veículos, como também serve de guia para seus motoristas consultarem quando tiverem uma pergunta que não possam responder. 

Essas dicas podem garantir que sua política de frota seja a mais abrangente possível e permita que seus condutores tenham mais conhecimento sobre como devem tratar seus veículos.

Agora que você já possui a orientação necessária para elaborar a sua política de frotas, coloque em prática o nosso modelo gratuito de política de frotas!