Substituição de planilhas e 9% em redução de custos com pneus em menos de 20 dias!

Com mais de 30 anos de existência, a Dom Glutão Localizada em São Paulo, é responsável pela distribuição de carnes em mais de 40 países espalhados pela África, Ásia, Oriente Médio e Leste Europeu.

Com o sucesso alcançado durante seus anos de desenvolvimento, a Dom Glutão adquiriu uma propriedade que garante a produção de carne de qualidade através da terminação em confinamento, onde animais passam por rigorosa seleção. Mantendo o foco na qualidade e pontualidade de entrega e sustentabilidade de seu sistema produtivo, a Dom Glutão conquistou uma forte cadeia de distribuição de carne que inclui grandes açougues e supermercados, fundando, também, uma transportadora para serem realizadas as coletas e entregas de seus produtos e subprodutos.

Igor Moscheto, Gerente de Controladoria na Dom Glutão, explica como está revolucionando a gestão de frotas da empresa através de boas práticas com o Sofit em menos de 30 dias de uso!

Prefere escutar essa história? Então ouça agora mesmo o bate papo que rolou com Igor Moscheto!

O DESAFIO

Por ser uma empresa com proprietários da velha guarda, o trabalho era realizado de forma muito manual, através de planilhas e todos os indicadores em papéis, precisando cada vez mais fazer uso da tecnologia. Então surgiu a necessidade da reestruturação dos departamentos incluindo a parte logística. Nesse setor, havia pessoas que alimentavam diariamente as planilhas para que pudessem analisar dados e tomar decisões, a maioria dos levantamentos ocorriam com base em Notas Fiscais e dados de portaria registrados manualmente.

Quando a diretoria solicitou que Igor Moscheto fizesse a reestruturação do departamento, primeiramente ele fez o mapeamento dos processos e então criou uma RFP, um documento que compila todas as necessidades baseada nos processos para que a ferramenta forneça as funcionalidades necessárias para concretizar a gestão da operação.

Além disso, Igor precisou criar uma equipe especializada para essa demanda e treiná-la para fazerem o trabalho acontecer girando de forma efetiva.

Como era gerir a frota através de uma planilha?

As planilhas eram pesadas, baseadas em muitas fórmulas e a maioria era para controle de pneus, mas também precisava, ter controle do gasto das diárias dos motoristas, comissões e muitas vezes essas planilhas não obedeciam a operação e quando a diretoria solicitava informações para tomar decisão, era necessário compilar a informação antes de repassar à eles.

Como era realizado um plano de ação para a frota?

Para Igor, um plano de ação geralmente ocorre quando você consegue coletar informações. Antes do Sofit, dificilmente era possível realizar algum plano de ação baseado em dados. A ação principal tomada por Igor foi a reestruturação da logística e a inovação através de uma tecnologia para gerar dados concretos.

A SOLUÇÃO

Igor Moscheto estudou 8 sistemas para gestão de frotas e dentre elas, a SOFIT foi a escolhida.

Para Igor, o que mais encantou no sentido de funcionalidades foi a variedade que o sistema oferece e que resolveria todas as necessidades na gestão. E aí ele percebeu algo a mais que o Sofit pode proporcionar a eles, que é a possibilidade de incluir campos personalizados dentro das telas já prontas.

Hoje através do Sofit ele consegue fazer a abertura de uma viagem assim como dados de entrada e saída na portaria. Quando o motorista retorna, ele simplesmente deixa o caminhão disponível na portaria e não precisa ficar utilizando o rastreador para esse controle e além de tudo isso ele já consegue ter o fechamento da quilometragem desta viagem.

A facilidade que o controle de portaria trouxe para a gestão de frotas do Igor não para por aí!

Agora ele consegue facilmente ter a placa do veículo, o motorista e a rota percorrida, sem a necessidade de ficar preenchendo manualmente esse tipo de informação.

A personalização feita para a Dom Glutão

Igor explica que como a Dom Glutão é um frigorífico e utilizamos a frota própria, ele não possui receita, só a necessidade de controlar os custos das viagens. Na tela de receitas no Sofit, onde é possível compilar todas as informações de receitas versus custos, ali surgiu uma necessidade de colocar a quantidade de entregas realizadas e a quantidade de quilos de carnes entregues.

Isso não estava pronto no Sofit, mas foi possível personalizar de forma prática e fácil esses campos para ser possível fazer a gestão baseada na realidade da Dom Glutão.

AS ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DO SOFIT

Igor afirma que para ser possível obter resultados com o Sofit é extremamente necessário ter alguém disponível para alimentar o sistema, ele não vai trabalhar sozinho. Se Igor não tivesse atuado como um bom gestor, estruturando uma equipe, treinando os indivíduos para uso do sistema, com certeza não estaríamos relatando esse sucesso através deste case.

A implantação funciona somente com dedicação de ambas as partes. Inicialmente foi necessário participar dos treinamentos via EAD e preparar a equipe da Dom Glutão para conversar com um consultor Sofit, reduzindo o tempo no processo de implantação

O RESULTADO

Antigamente nas planilhas, quando Igor precisava controlar as peças, ele registrava tudo em uma planilha com todas as informações de garantia, sem contar diversas buscas em outras pastas de trabalho que eram necessárias para validar essa questão.

Hoje no Sofit, ele consegue localizar isso facilmente pelo controle de despesas e já identifica a peça, se ela possui garantia ou não e já identifica qual caminhão possui essa peça. Tudo isso disponível facilmente pelo sistema. Imagina quantas peças em garantia ele pode já ter perdido sem fazer esse controle facilmente?

Para Igor, outro grande diferencial que ele já está colhendo bons resultados é a manutenção. Por exemplo: hoje um caminhão que já tinha passado por uma manutenção voltou a dar problemas, antigamente não tinha como eu saber quem era o mecânico, hoje é possível identificá-lo.

Igor afirma que desde o dia 01 de Maio de 2021 possui informações suficientes para tomar decisões baseado em somente 20 dias de trabalho com o Sofit, além de trazer uma cultura totalmente diferente no seu dia a dia. Hoje todo mundo se preocupa em colocar informações dentro do sistema, porque sabem que futuramente será necessário consultar essas informações.

“Em vinte dias após a implantação do SOFIT eu já tenho informações de forma ágil e rápida para poder tomar uma decisão”.
Igor Afirma.

Para o segmento de frigoríficos, Igor afirma que está utilizando bastante o indicador de carga morta.

Com atendimento também para o varejo e com frota própria com os mais variados tamanhos de caminhão o volume de entregas é afetado, uma vez que pode não ser possível entregar tudo no mesmo dia, gerando custos com pernoite para os motoristas o que não é interessante para a gestão sendo recomendado o retorno com a carga que não foi entregue.

Esta função é utilizada por clientes que desejam saber em KG e porcentagem, o espaço ou peso que eles deixaram de carregar. Com este relatório, o gestor pode analisar a possibilidade de diminuir a quantidade de viagens caso ele possa utilizar este espaço que está ficando entre as cargas.