A gestão de frotas para iniciantes tem as suas particularidades. 

Sem a bagagem de um veterano, tomar decisões e gerir uma operação que envolve diversas atribuições se torna uma tarefa complexa.

Sendo assim, um iniciante na gestão de frotas precisa contar com todos os recursos possíveis, principalmente aqueles que envolvem a tecnologia.

No início, é de extrema importância possuir uma visão geral da operação e conseguir identificar dados de toda a sua frota.

Por isso, além de ter as habilidades para ocupar a vaga, a gestão de frotas para iniciantes deve ser pautada nas dicas que vamos dar ao longo deste artigo.

Boa leitura!

Qual a importância de uma boa gestão de frotas?

As frotas podem ser extremamente difíceis de gerenciar, sobretudo para iniciantes. 

Com diversas frentes para gerir, desde os custos com combustível até a análise de dados, cabe ao gestor de frotas a missão de manter a operação em pleno funcionamento e otimizar os processos.

Dessa forma, ter um processo de gerenciamento de frota bem definido é importante para garantir o monitoramento de todos os veículos, a redução de custos e aumentar a produtividade dos seus motoristas.

Quando a gestão vai mal, é comum que tudo comece a desandar. 

Portanto, além de essencial, a boa gestão de frotas é estratégica, sendo a peça-chave para as grandes empresas do setor prosperarem.

Além disso, a gestão de frotas para iniciantes apresenta novos desafios para os profissionais que estão embarcando nessa missão agora.

É que os últimos três anos foram marcados por uma grande demanda de inovação. 

Os profissionais novos e veteranos tiveram que se adaptar e desenvolver novas habilidades em gestão remota de frotas e adotar tecnologias de gestão e monitoramento, como a telemetria.

O que é preciso para ser um gestor de frotas?

Um bom gerente de frota tem um amplo conhecimento sobre o setor e mente aberta para inovações, além de habilidades analíticas. 

Outra habilidade que o dia a dia na operação vai exigir é a comunicação. Afinal, você pode ser o especialista em frota, mas outra pessoa pode ter uma ideia melhor. 

Assim, é importante estar aberto a ideias de qualquer lugar, incluindo colegas, fornecedores, motoristas e funcionários.

Entre as atribuições do gestor de frotas estão:

• Execução de tarefas administrativas;
• Gerenciamento de custos gerais (combustível, manutenção, peças, novos veículos, aluguel, etc.);
• Gerenciar as rotinas de manutenção;
• Comunicação com motoristas;
• Gerir times à distância;
• Cuidar de checklists diários dos veículos;
• Analisar e integrar dados;
• Tomar decisões estratégicas.

7 dicas de gestão de frotas para iniciantes

Agora que você entendeu um pouco mais sobre o papel do gestor de frotas, confira nossas dicas para o profissional que está começando nessa área.

1. Crie uma política de frotas

A criação de uma política de frotas talvez seja o ponto de partida para uma gestão robusta e estruturada. 

Isso porque é neste documento que estarão todas as diretrizes para a organização da sua frota, desde recomendações sobre novas contratações até as regras para a gestão de multas, por exemplo.

Assim, a sua primeira missão como gestor de frotas iniciante deve ser a de se debruçar sobre a política e analisá-la.

Verifique se a frota pode seguir com ela ou se o desenho de uma nova política de frotas é necessário.

2. Faça uma relação dos veículos e motoristas

No dia a dia, você vai precisar saber o básico sobre os veículos e motoristas, seja para tomar decisões ou prestar contas.

Dessa forma, fazer uma relação dos veículos e dos condutores que prestam serviço para a sua empresa pode parecer uma boa ideia.

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Se você já conta com um sistema de gestão, então procure por esses dados lá. 

Caso contrário, será preciso alimentar o sistema ou manter esses dados em planilhas e seguir atualizando.

3. Invista na capacitação dos motoristas

O investimento em capacitações para os motoristas é outro segredo da gestão de frotas para iniciantes. 

Assim como você, os seus condutores precisam acompanhar as principais demandas do setor e, para isso, é necessário que eles estejam atualizados.

Portanto, confira se os cursos básicos estão em dia e avalie a aplicação das capacitações necessárias para conseguir aquele cliente novo, por exemplo.

4. Tenha um plano de manutenção da frota

Logo você vai perceber que os processos de manutenção vão tomar mais o seu tempo do que o imaginado inicialmente.

Isso acontece porque veículos, infelizmente, quebram.

Apesar disso, gestores que contam com planos de manutenção estruturados tendem a ter menos dor de cabeça neste quesito.

Novamente, a tecnologia pode te ajudar com isso. 

O segredo aqui é a proatividade que é alcançada através do aprimoramento dos processos de manutenção preventiva e preditiva.

5. Invista em tecnologia para sua gestão

Como você pode observar, a tecnologia é o segredo central da gestão de frotas para iniciantes. Sem ele, é praticamente impossível conduzir uma frota, especialmente as de grande porte.

Mas não basta contar com um sistema de gestão. É necessário avaliar se todos os recursos oferecidos por ele são utilizados e se ele atende a todas as necessidades da sua gestão.

Além disso, a tecnologia é a grande responsável por gerar dados que vão pautar as suas decisões. 

Por isso, você precisa avaliar se a sua frota conta com a tecnologia necessária para você realizar um bom trabalho.

6. Realize o controle de custos da frota

O controle de custos da frota e toda a gestão financeira inevitavelmente irão passar por você. 

Assim, é interessante contar com dispositivos que te ajudem a ter uma visão macro dos gastos com a frota.

Apesar de a execução das tarefas burocráticas ser uma atribuição do seu time financeiro, é essencial manter o controle sobre os custos e ter um plano de redução.

7. Faça análise dos resultados e crie metas

O último segredo da gestão de frotas para iniciantes é analisar os resultados e traçar metas para a sua operação.

É aqui que você poderá utilizar toda a teoria que aprendeu em cursos ou na universidade.

Vale lembrar que ao definir metas, você precisa entender se elas são viáveis ou inalcançáveis.

Para isso, vale analisar os resultados dos últimos meses e contar com a experiência de motoristas e de profissionais de outros setores.

Sistema de gestão de frotas para iniciantes: vale a pena?

Ter um sistema robusto de gestão de frotas pode ajudar a resolver problemas relacionados ao transporte, como atrasos, encomendas perdidas, prazos de entrega imprecisos, etc. 

Ou seja, contar com um sistema de gestão garante mais confiança e precisão para gestores de frota iniciantes e que estão aprendendo a lidar com a complexidade da operação.

Essa solução é importante principalmente se você deseja melhorar o desempenho dos motoristas, aumentar os lucros e otimizar a experiência do cliente com mais facilidade.

O sistema ideal é intuitivo, fácil de usar e vai te ajudar a tomar decisões baseadas em dados. 

Assim, você reduz as chances de erro e consegue caminhar para a excelência na operação.

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