Já apresentamos diversas dicas e materiais para auxiliar o seu processo de gestão aqui no blog da Sofit. Entretanto, alguns gerentes de frota, sobretudo os novatos no cargo, acabam pecando no básico e cometendo alguns erros na gestão de frotas.

Alguns detalhes podem e, inevitavelmente, vão passar despercebidos pelo jovem gestor. Cabe a você, como bom profissional trabalhar com as ferramentas corretas e manter a sua atenção em aspectos simples.

Neste artigo, fizemos um apanhado com os principais erros na gestão de frotas para você tomar nota e não cometer nenhum deles durante a sua gestão. Continue lendo para saber mais!

Os principais erros na gestão de frotas e como não cometê-los!

• Descuidar de impostos, tributos e taxas

O descuido com tributos e taxas é um dos principais erros na gestão de frotas. Dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de veículos, ter total controle sobre multas, IPVA, pedágios e ICMS, pode não ser uma tarefa tão simples.

É comum que cargas sejam aprendidas e até mesmo os veículos deixem de circular por causa de problemas com tributos e taxas mal administradas.

Você deve procurar entender as taxas incidentes para os veículos de acordo com o tipo de empresa, locadoras e transportadoras, por exemplo, devem se preocupar com tributos, impostos e taxas, diferentes.

A solução passa pela escolha de um software adequado que, de fato, facilite essa gestão e coloque os dados à disposição do gestor.

• Não ter um histórico dos veículos

Conhecer os veículos que compõem a frota corporativa é uma tarefa essencial na gestão de frotas, não é mesmo?

Então, por que ter um histórico dos veículos faz parte da lista de erros na gestão de frotas?

Simples. É comum que existam substituições de gestores de frota e nem sempre o profissional deixa todas informações necessárias para uma boa gestão, concorda?

Para gestores que pegam “o bonde andando” o processo de catálogo de veículos pode ser cansativo e operacional demais, mas ele é necessário! Por isso, verifique se o seu software de gestão de frotas concede acesso fácil às informações sobre os veículos da sua frota.

Isso vai contribuir muito a minimizar custos, erros e com uma boa gestão.

• Ausência de um plano de gerenciamento de rotas

Outro papel do gestor para evitar erros na gestão de frotas é a produção de um plano de gerenciamento de rotas de entrega. Você possui um na sua empresa?

Pois, é! O gerenciamento de rotas é uma informação estratégica que contribui com vários pontos importantes na redução de custos com frotas corporativas, como os gastos com combustível e manutenção, por exemplo.

Além disso, um estudo das melhores rotas também contribui com a qualidade e eficiência do serviço prestado pela sua empresa e, consequentemente, aumenta a boa avaliação fornecida pelos seus clientes.

• Treinamentos e cursos estão sempre em segundo plano

É um erro acreditar que o processo de gestão se resume ao equilíbrio de contas no final do mês. Não!

Uma boa gestão é um serviço constante e passa pela qualificação periódica dos seus motoristas. Isso vai além de reunião para alinhamento de expectativas. Gestores de frota devem oferecer capacitações e cursos estratégicos para os seus colaboradores.

Esta medida contribui com o desenvolvimento profissional do colaborador, além de otimizar a produtividade da sua empresa. Então, considere oferecer cursos, como por exemplo:

• Direção econômica;
• Direção defensiva;
• Política de segurança, saúde e meio ambiente;
• MOPP;
• Ética pessoal e profissional, entre outros.

• Desconsiderar os “custos invisíveis” da frota

Chegamos a um erro na gestão de frotas dificilmente bem gerenciado pelos gestores: os custos invisíveis da frota.

Você sabe sobre o que estamos falando?

Os custo invisíveis na gestão de frota representam gastos relacionados diretamente com o desempenho dos seus motoristas. Serviços mal executados, retrabalhos, imprudência na utilização dos equipamentos, além de colaboradores desqualificados costumam causar custos não previstos pelos gestores.

Essas falhas durante o processo de execução do serviço podem gerar sérios problemas, aumentando os seus custos e diminuindo os lucros.

É comum que os gestores tratem estes custos como pequenos detalhes, mas é um erro acreditar que eles não são um problema real. Abaixo, listamos algumas consequência de uma má gestão de custos ocultos:

• Redução do ROI (Retorno sobre Investimento);
• Queda do índice de satisfação do cliente;
• Atraso constante nas entregas;
• Diagnósticos financeiros imprecisos;
• Perda da capacidade competitiva.

• Rotinas de manutenção falhas

A gestão de manutenção é outro erro básico verificado na gestão de frotas. É neste ponto que muitas empresas realizam gastos desnecessários por simples descuido.

Veículos parados representam despesas, por isso é importante que você, como gestor, mapeie claramente as ações de manutenção preventivas programadas e considere também inserir no seu plano processos de manutenção preditivas e corretivas.

Quando não programadas as rotinas de manutenção, as empresas acabam sofrendo com custos extras. Por exemplo, imagine se um veículo tem problemas na estrada de uma outra cidade. O motorista vai ter que recorrer à oficinas locais, o que pode encarecer o serviço e não conferir a garantia de que o problema está, de fato, resolvido.

Para evitar isso, uma dica é criar checklists de manutenção, que deverão ser verificados pelos motoristas sempre antes das viagens.

• Não possuir uma política de frotas clara

A política de frotas é um dos primeiros documentos que o gestor deve se debruçar ao assumir o controle sobre veículos corporativos. Isso porque é através de uma política de frotas clara que os condutores podem exercer o seu trabalho da forma que a gestão prevê.

Por exemplo, se a sua empresa não opta por regular o uso dos veículos, você certamente encontrará problemas como os citados abaixo:

• Problemas jurídicos constantes;
• Gastos com manutenção e multas irregulares;
• Consumo de combustível mensal além do previsto;
• Disparidades entre a produtividade de um condutor e outro.

Caso você já tenha se deparado com um ou mais destes problemas citados acima, certamente vale a pena verificar se a sua política de frotas existe, se ela é clara e se o documento está disponível para todos os seus condutores.

A Sofit ajuda você a evitar erros na gestão de frotas!

Quais desses erros na gestão de frotas a sua empresa ainda comete? Você consegue mensurar o custo de tudo isso? A gente pode te ajudar nisso! Conte com a Sofit para reduzir custos. Nosso software é utilizado por empresas de todos os tamanhos e elas também podem contar com um serviço de consultoria especializado.

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