A política de frotas é um documento geral que serve para definir como a frota será utilizada e manejada na empresa. Isso ajuda a evitar a indisponibilidade de veículos, além de aumentar a segurança e melhorar a gestão na totalidade.

No entanto, só porque sua empresa implementa uma política de frota por escrito não significa que os motoristas seguirão. Para isso ser possível, o processo de elaboração desse documento deve ser feito da maneira adequada, evitando os principais erros envolvidos nesse processo. 

Portanto, veja a seguir 7 dicas para montar essa política do jeito certo e baixe gratuitamente o nosso modelo!

Por que investir numa política de frotas?

Ter um documento definitivo que orienta sobre como a sua frota deve ser gerenciada é a principal finalidade de possuir uma política de frotas. 

Este contrato serve para qualquer tipo de frota, abrangendo situações como:

• Processo de recrutamento de condutores;
• Procedimentos para gerenciamento de acidentes e riscos;
• Orientações para abastecimento;
• Consequências no caso de infrações;
• Manutenção preventiva necessária;
• Procedimentos de reparo;
• Regras sobre o uso pessoal dos veículos;
• Questões ambientais, incluindo restrições de emissões;
• Requisitos de segurança (uso de cinto de segurança e telefone celular, etc.);
• Responsabilidades do empregador.

Mas, por que investir em uma política de  frotas é tão importante?

Uma política de frotas bem estruturada irá evitar ruídos de comunicação e colocar todos que fazem parte da operação na mesma página.

Assim, você não terá que parar para pensar e tomar uma nova decisão toda vez que um fato novo acontece. 

Pelo contrário: as decisões da gestão terão embasamento na política da frota, o que tornará o gerenciamento mais transparente e ágil.

A seguir, reunimos 7 dicas para você conduzir a polícia de frotas na sua empresa:

1. Considere os pilares da gestão de frotas

Uma boa maneira de ter um direcionamento melhor na hora de desenvolver uma política de frotas é pensar nos pilares da gestão.

Quais pontos-chave do gerenciamento da frota você deve abordar no documento?

Como política e gestão de frotas se relacionam diretamente, é importante considerar setores macro e discorrer sobre os temas que fazem parte deles.

Assim, você poderia definir, por exemplo, que controle, operação e monitoramento são os pilares da sua gestão.

Dessa forma, estabeleça as expectativas e regras para evitar confusão:

Controle

É necessário pensar em questões como consumo de combustível, tempo de operação e intervalo entre as manutenções, por exemplo.

Operação

Pense sobre como deve ser feito o uso de cada veículo por parte dos funcionários autorizados. Isso evita desvio de funções e prejuízos para a operação.

Monitoramento

Reúna todos os procedimentos relacionados com a utilização de mecanismos de rastreamento e softwares específicos para frotas.

2. Invista na transparência e no uso de regras claras

Um dos erros mais comuns na elaboração da política de frota é utilizar informações muito complexas, pouco claras ou em apenas uma plataforma. 

Em vez disso, o ideal é investir para que o documento seja transparente e direto quanto aos seus objetivos.

O próximo passo é comunicar a política de forma transparente. Para isso,  é possível dispor de diversos canais em seu favor, como cópias impressas em locais estratégicos da empresa; guia de referência para pesquisa rápida sempre que necessário; e vídeos que geram mais impacto no entendimento por parte dos funcionários.

3. Elabore a política de maneira colaborativa

Considerando que os veículos serão utilizados pelos funcionários, vale a pena contar com a participação dos colaboradores em sua elaboração. 

Se esse documento for elaborado de maneira colaborativa, há mais chances de ele ser seguido à risca e de ser altamente relevante para a atuação do negócio.

Definidas as bases dessa política, vale a pena convocar os funcionários ligados à frota para acrescentar ou modificar pontos relevantes.

Além disso, você também deve consultar departamentos internos como RH e Finanças para criar as diretrizes para a política de frota. 

Esses departamentos podem ter sugestões úteis e setorizadas, relacionadas ao uso do telefone celular, violações de trânsito e diretrizes de segurança, por exemplo.

Isso permitirá ter mais consistência na linguagem da política de frota, pois os especialistas no assunto podem afetar as diretrizes que se aplicam especificamente ao seu cargo ou departamento.

4. Realize a divulgação adequada da política de frotas

Não importa quão boas sejam as políticas e procedimentos de sua frota: eles não serão eficazes a menos que você consiga implementá-los adequadamente.

Para isso ser possível, é fundamental garantir o máximo de divulgação sobre o documento.

Portanto, decida sobre o melhor método para distribuir a política de frota:

• Será impressa? 
• Estará disponível na rede interna da sua empresa? 
• Os condutores irão receber em PDF por e-mail? 

Além disso, também é importante trabalhar com os chefes de departamento para desenvolver uma maneira de reconhecer que os funcionários receberam, leram e assimilaram a política. 

Isso pode significar incluir um formulário para eles assinarem e devolverem ao seu supervisor.

5. Atualize a política constantemente

Uma vez que essa política é elaborada, é importante ter em mente que ela não é um documento definitivo. Isso significa que não é porque a política é considerada adequada hoje que ela vai sempre permanecer relevante.

Novas necessidades podem surgir a qualquer momento. Por isso, é fundamental atualizar essa política de maneira constante. Se o tamanho ou a utilização da frota mudar, por exemplo, essas transformações devem ser refletidas em atualizações da política.

Depois de realizar as mudanças, não se esqueça de garantir novamente a comunicação para que todos fiquem cientes.

6. Defina métricas relacionadas à operação de frota

As métricas podem ajudar você a comprovar que a política de frotas é uma aliada e não mais um amontoado de regras que engessam a operação.

É por isso que definir indicadores relacionados com a operação é tão importante. 

Com métricas alinhadas ao objetivo da operação, os condutores terão mais facilidade para bater as metas e compreender como os seus esforços impactam nos resultados gerais.

7. Crie metas e planeje bonificações aos motoristas

Outro ponto importante para a sua política de frotas é definir metas e planejar um sistema de bonificações para os condutores com melhor desempenho.

Para isso, primeiro é importante que o processo de comunicação seja eficiente. Afinal, para bater as metas, todos precisam estar cientes sobre a sua política de frotas.

Em seguida, estabeleça metas, prazos e bonificações para os motoristas mais engajados. 

Tudo isso, aliado com as outras ações descritas neste artigo ajudarão você a implementar uma polícia de frota funcional.

Coloque a sua política de frota em prática!

Ao colocar essas dicas em prática é possível montar uma política de frotas relevante, clara e capaz de ajudar a gestão a se tornar mais adequada.

Esse procedimento não traz apenas estrutura para a forma como você gerencia sua frota e trata seus veículos, como também serve de guia para seus motoristas consultarem quando tiverem uma pergunta que não possam responder. 

Essas dicas podem garantir que sua política de frota seja a mais abrangente possível e permita que seus condutores tenham mais conhecimento sobre como devem tratar seus veículos.

Agora que você já possui a orientação necessária para elaborar a sua política de frotas, coloque em prática o nosso modelo gratuito de política de frotas!